14 trucs naar meer productiviteit binnen 1 week!

Vorige keer adviseerden wij het nieuwe boek “Brain Chains” van Theo Compernolle. Nu is mijn leven al anders: productiever, rustiger en betere resultaten!
Verbijsterend simpel! Je hoeft het niet te geloven. Pas zelf één week de volgende trucs toe uit Theo’s boek:

1. vermijd multi-tasken: als je persé moet multi-tasken (we ontkomen daar niet geheel aan), cluster die activiteiten tot enkele perioden op de dag, waarin je multi-taskt. Daarbuiten niet!
2. zorg per dag voor minstens 1 uur „disconnectedness”: geen mail, geen SMS, geen telefoon; schakel daartoe je apparatuur écht uit! (dat geeft je brein al een formidabele rust; zelfs als je president van de VS bent kan en moet dat);
3. pas op je „to do” lijst het Eisenhower-principe toe (zie onderin!): zet je acties in de 4 kwadranten. Doe eerst „1”,daarna pas „2”. Delegeer „3”, of doe ze als je tijd over hebt; „4” doe je gewoon niet.
4. Versterk dat door het Pareto-criterium toe te passen: van de „1” en „2” bedenk je welke 20% van de activiteiten 80% van het resultaat opleveren. Doe die je het eerst. Laat de rest lopen (tenzij je er enorm veel plezier in hebt, dan stop je het in je plezier-tijd).
5. Als je een belangrijk stuk werk hebt gedaan (minstens 45 minuten ongestoord aaneen!), neem pauze! Ga niet mailen, SMS-en of anderszins „productief” zijn. Dat is schijnproductiviteit! Je hersenen hebben die pauze nodig om je kennisvergroting eerst in je geheugen te stoppen en te ordenen. Als je dat niet doet, mis je later ervaring én geheugen. Als je dit bewust gaat doen merk je direct het effect: ontspanning, rust, ruimte en reflectie op betere kwaliteit!
6. cluster activiteiten die het zelfde onderwerp betreffen (dat beperkt multi-tasken)
7. cluster daartoe ook je mail-activiteiten in sessies van 30 – 45 minuten (houd je daaraan!), nooit aan het begin van de dag; liefst vlak voor de lunch en aan het einde van de dag; nooit meer dan: 4 keer per dag!
8. cluster ook de „rotklussen”; Theo noemt dat „shit batches”. Daarmee zitten ze niet de hele dag in je hoofd en heb je ze lekker gepland in je „shit batch”.
9. ga nooit van de ene vergadering naar de ander; zet daartussen minstens 5 minuten „nutteloze” tijd (koffiekletsen mits niet over het werk, wandelen, niets doen!). Die schijnbaar nutteloze tijd is namelijk juist uitermate productief (!!) voor je reflecterende hersenen, wat je ze anders onthoudt.
10. zet belangrijke taken niet op je „to-do-lijst”, of je mail, maar direct in je agenda
11. druk ingewikkelde teksten af (ipv van ze van een scherm te lezen). Lees ze „disconnected” (dit weerhoud je van ter plekke allerlei opzoeken en afleiding; de teksten komen dieper binnen en blijven beter in je geheugen)
12. als je omgeving deze manier van werken niet toestaat: agendeer in de je agenda nep-aanduidingen, zoals VGM („vergaderen met mijzelf”), waarbinnen je niet gestoord mag worden
13. neem uiterlijk 1 uur voor het slapen 10 minuten om te bedenken wat je de volgende dag gaat doen
14. slaap vaste slaaptijden van 8 uur (75% van de mensen hebben dat nodig; 60% van de managers gedragen zich alsof zij bij de 25% horen die met 7 uur slaap toekunnen ten koste van hun productiviteit en kwaliteit).

Ik ben razend benieuwd wie van jullie het aandurft, komende week hiermee te experimenteren en verneem graag jullie reactie. Mail mij op mvh@zorgsteedsbeter.nl
Als je het hele verhaal wilt zien, ga naar: Theo Compernolle via www.brainchains.org
Mauk van Heemstra, ZorgSteedsBeter
Eisenhower-kwadrant: