Deze tips&trucs zijn voorbehouden aan onze A3-gebruikers!

Ben je er nog geen? Surf naar www.MijnA3.nl lees erover en word gebruiker!

De koninklijke weg voor je A3 begint bij je hoger doel – je bedoeling – en loopt via je visie, kernwaarden, SWOT, gewaagde doelen, naar je strategie en acties.

Maar handig kan anders zijn.

Een praktische route in vijf stappen:
1/ Begin wel bij je ‘bedoeling’, waar het je echt als organisatie(-onderdeel) om te doen is. En ook je SWOT (zwakten, sterktes, kansen en bedreigingen) zou ik stevig overdenken. Dat wordt vaak vergeten. Maar de omgeving verandert tegenwoordig zo snel, dat je die SWOT (althans in ieder geval de kansen en bedreigingen) zelfs elk kwartaal tegen het licht moet houden! ‘Vroeger’ was eens per jaar, of zelfs eens per drie jaar genoeg.
2/Daarna zou ik globaal noemen waar je ‘gewaagde doelen’ over gaan en  daarna heel pragmatisch met je ‘acties’ aan de gang:
Zet gewoon alle acties die in je opkomen op een rijtje en haal daar de acties van je vorige jaarplan of A3 bij. Dat werkt heerlijk met een ‘mindmap’. Ik ben een fan van MindNode.

In een mindmap kun je eerst al je acties lukraak ophangen, om ze later te sorteren. Clusterend krijg je zo groepen acties die bij elkaar horen. Dan zie je in één oogopslag dat je op sommige groepen veel en andere slechts een enkele actie hebt. Dat kan reden zijn om uit een te groot aantal acties de essentiële te selecteren, of ontbrekende acties toe te voegen.

3/Daarna identificeer je alle acties die eigenlijk vanzelf spreken en ook wel lopen als je er geen aandacht aan geeft. Zet die op een aparte lijst. Gewoon in een Excel, of Word-document en noem dat document je ‘normale gang van zaken’. Want die acties wil je door het jaar heen uiteraard wel uitvoeren, maar daar hoef je niet als topprioriteit op te letten. In je A3 wil je namelijk alleen die acties die nieuw zijn, of aandacht vragen omdat zij wellicht anders niet gebeuren.

Zo houd je zicht en overzicht op je hoofdzaken.

Dan heb je – soms – nog de acties bij een cluster. Als dat er veel zijn, kun je daar het beste een project A3 van maken. Zo’n hele cluster van acties vraagt dus als cluster aandacht. In je A3 vervang je dat cluster van acties door één enkele actie, genaamd ‘project X volgens plan’. Dat scheelt een hoop ruimte op je A3.
4/Als je zo je acties opgesomd hebt, kun je door je oogharen kijken of je een zin kunt verzinnen die een cluster van acties beschrijft. Zo’n zin zet je bij je strategieën.
Op deze manier bouw je je A3 op vanaf de acties, richting strategieën, leidend tot je gewaagde doelen. Dus van ‘onderaf’ naar ‘boven’; van concreet en praktisch, naar abstract.
Meestal heb je je A3 dan voor 80% op orde.
5/Écht afmaken doe je daarna door de andere vakjes te vullen en dan te kijken of alle aspecten uit de andere vakjes gedekt zijn door je acties. Maak wel je gewaagde doelen nog ‘SMART’. Vaak duikt er dan nog een nieuwe strategie op, met een aantal daarbij te bedenken acties, of nog een enkele losse actie.
Niet de koninklijke weg, maar vaak wel een makkelijke en snelle, die tot een zelfde, of misschien zelfs eerder en beter resultaat leidt.

Reageer hieronder op deze tips&trucs met vragen of suggesties, om ons te helpen ook jou steeds verder te helpen. Of mail ons via info@steedsbeter.nu.

Stuur deze informatie gerust door aan iemand die je er een plezier mee denkt te doen.