lean

Moeite collega’s te binden?

/in , , /door

Een fors gezondheidscentrum (klant van ons), had moeite om collega’s (artsen, fysiotherapeuten en doktersassistenten) voor het centrum te vinden en te binden.
Dat riep de vraag op: Waarom zouden mensen graag in ons centrum willen werken? Daar kwam geen bevredigend antwoord op.
Het centrum is vergelijkbaar met andere.  De zorg is goed, de sfeer redelijk en de problemen voor velen herkenbaar. Medewerkers en professionals ervaren een hoge werkdruk, er is veel administratieve rompslomp, patiënten worden steeds mondiger, samenwerking onderling en tussen de verschillende disciplines is matig.
Hoe zorg je ervoor dat mensen graag in jouw organisatie komen werken?
Ik moest toen denken aan een zeer inspirerend en succesvol programma in de onderwijs-sector.
Dit  programma, genoemd ‘leerKRACHT’, heeft als doel om het Nederlands onderwijs van ‘goed’ naar een ‘uitstekend’ te brengen, door docenten zo in hun kracht te zetten dat ze elkaar steeds beter maken. De professionals (docenten)  zijn de sleutel tot beter onderwijs.
De LeerKRACHT doelstellingen:

  • Geweldig onderwijs voor miljoenen leerlingen
  • Leraren die meer plezier hebben in hun werk en minder werkdruk ervaren
  • Gelijke kansen voor alle leerlingen en studenten
  • Docenten die van elkaar leren en elkaars talenten benutten
  • Leerlingen die met hun leraren meedenken over hoe het onderwijs nóg beter kan

Dit programma startte in 2012 bij 15 scholen en loopt nu extreem succesvol bij meer dan 400 scholen.
De initiatiefnemer, Jaap Versfelt, (oud McKinsey-man), is hiermee gestart door onderwijs-ervaringen van zijn vrouw. Zij was als enthousiaste zij-instromer onderwijzer geworden en op haar school tegen muren aangelopen. Dit, omdat het op school zo anders werkte dan ze gedacht had, de potentie om van elkaar te leren binnen de school werd nauwelijks benut, de samenwerking was gebrekkig. Leraren waren individualistisch bezig en bereidden telkens op zichzelf hun lessen voor. Van samen doelen stellen en van elkaar leren was nauwelijks sprake. Dit onder werkdruk en gebukt onder veel wisselende regels van het ministerie en als onzinnig ervaren administratieve verplichtingen. (Waar hebben we dit meer gehoord?) Dit moet beter kunnen!
Het programma is gebaseerd op 3 peilers, vooral bedoeld om leraren van elkaar te laten leren:

  1. Gezamenlijk doelen stellen, die met elkaar realiseren en elke week 15 minuten samen bespreken.
  2. Met elkaar lessen voorbereiden
  3. Elkaar feedback vragen door bij elkaar in de les te observeren.

Bijzonder is ook dat leerlingen, (waar het immers om gaat!) meer betrokken zijn.
Dit programma is geïnspireerd op Lean denken en doen. In een aantal opzichten gaat dit programma veel verder dan veel andere programma’s. Niet alleen worden dingen beter geregeld, ook vakinhoudelijk wordt er verbeterd. Zo word je met elkaar beter: de essentie van Lean.  Het levert een goede samenwerking op, leidt tot enthousiaste docenten, geeft een betere open sfeer en beter onderwijs dat de leerlingen ten goede komt.
De problematiek in het onderwijs heeft op veel punten gelijkenis met die in de gezondheidszorg.
Lean werken en doen leidt dan ook binnen de zorg tot enthousiaste medewerkers, een lagere werkdruk, een open cultuur, betere zorg en meer tevreden patiënten. Dat merken we bij onze klanten elke dag. Dit effect wordt versterkt als ook binnen de organisatie zelf inhoudelijk van elkaar geleerd wordt te leren. Je komt als professional zo veel meer in je kracht, net zoals bij “leerKracht”. Dit is een kans die niet overal wordt benut. Waar die wel wordt benut wordt iedereen elke dag beter. Wie wil dat niet?
Vanuit zo’n omgeving is het niet moeilijk om de geschikte mensen te vinden en binden.
Doen dus!
Daarmee ook beginnen? Boek een gratis ervaringssessie en je wilt nooit meer anders!
Kees Kolff

Houd je A3 simpel!

/in , , , /door

Deze tips&trucs zijn strikt voorbehouden aan onze A3-gebruikers!

Ben je er nog geen? Surf dan naar www.MijnA3.nl en wórd het!

A3’s zijn net als alles bij Lean zowel heel simpel, als juist daarom ingewikkeld!

A3’s bevatten alles wat je op strategisch niveau wil zeggen over je organisatie(-onderdeel).

Én wat je belangrijk vindt om gedurende het jaar te realiseren.

Je A3 geeft antwoorden op de ‘waarom?’ en ‘hoe?’  -vragen!

Dat allemaal in slechts enkele zinnen. Zodat je je kunt beperken tot dat ene A3-formaat (2xA4).

Een stappenplan:

  1. Vul alle onderdelen van het A3 spontaan in, met zo weinig mogelijk woorden. Die woorden hoeven niet in een keer goed te zijn.
  2. Noem dat A3 je ‘eerste concept’.
  3. Deel dat concept met degenen waarmee je samen de verantwoordelijkheid wilt dragen voor het organisatieonderdeel waarop je A3 slaat.
  4. Vraag hen om verbetervoorstellen.
  5. Beperk je daarbij tot de hoofdzaken: wat moet er wél en wat niet in komen? Val nog niet over woorden. Voer discussies alleen over zaken die er echt toe doen. Wees tevreden met de rest.

Noem dat je  ‘eerste formele A3’ en ga daarmee aan de gang!

Dat kan door het zichtbaar op te hangen:

  1. Aan een muur, zodat degenen waarmee je dit wilt blijven delen er op kunnen kijken.
  2. Of op je ‘plan-‘ of ‘verbeterbord’ (whiteboard). Zodat langslopers met boardmarkers, of post-its kunnen reageren op je A3.

Het werkt stimulerend om na een poosje (enkele weken of maanden) je A3 een slag te verbeteren met nieuwe inzichten, van jou zelf, of op suggesties van anderen.

En wees daar tevreden mee!

Daarna:(bijvoorbeeld elk kwartaal):

  1. Vul de voortgang van de acties op je A3 in met onze kleurencodes. Je ziet dan in één oogopslag wat op plan loopt, en wat achter loopt.
  2. Bedenk met je team welke acties om bijstelling vragen.
  3. Die acties stel je bij en je hebt je volgende versie van je A3!

De praktijk leert dat je op deze manier met je team een steeds beter werkend A3 krijgt. Waarmee je A3 steeds gemakkelijker je organisatie(onderdeel) stuurt. Stapje voor stapje steeds beter.

Het volgende jaar ben je dan rijp om wellicht meer organisatieonderdelen aan een eigen A3 te helpen. Altijd in samenhang met je ‘Hoofd-A’.

Al doende steeds verder, totdat de hele organisatie qua ambities en doelen in een beperkt aantal A3’s is beschreven. Waardoor je met minimale inspanning onderling samenhangend kunt blijven sturen en telkens verbeteren.

Reageer hieronder op deze tips&trucs met vragen of suggesties, om ons te helpen ook jou steeds verder te helpen. Of mail ons via info@steedsbeter.nu.

Stuur deze informatie gerust door aan iemand die je er een plezier mee denkt te doen.

Toyota in een verpleeghuis

/in /door

Vorige week helemaal blij terug van een klant. Die had een al jaren bestaand lastig probleem eenvoudig opgelost. Euforisch over het resultaat!
Dit verpleeghuis had steeds veel problemen en stress bij het vullen van een vrij gekomen kamer, als een bewoner was overleden. Telkens moest snel veel geregeld worden met familie, bewoners, wachtlijsten, crisis-bedden, interne verplaatsingen, onderlinge afstemming tussen de disciplines, het leegkomen van de kamer en het klaarmaken voor de nieuwe bewoner.
Dit gaf een enorme piekbelasting, verspilling, druk en frustratie.
Om dit binnen de daarvoor gestelde tijd (13 dagen) te realiseren, werden vaak interne overplaatsingen van bewoners overgeslagen. Waardoor niet alle bewoners in hun eigen leefmilieu lagen.
Dit was niet de gewenste situatie en ‘Lean denken en doen’ heeft hiervoor een eenvoudige truc.
Met een groep representanten van alle bij het proces betrokken medewerkers werd het proces en detail zichtbaar gemaakt op een brown-paper.

Voor allen was dit een openbaring! Dit samen in enkele uren beschreven leverde kostbare inzichten! Betrokkenen bleken maar een klein deel van het proces te kennen en waren verbaasd over de complexiteit van het totaal. Eigenlijk waren ze best trots hoe ver ze ondanks de complexiteit telkens waren gekomen! Maar wát een moeite en stress!
Direct kwamen ideeën om het anders te doen. Tot verbazing en enthousiasme van iedereen bleek dat veel activiteiten vooraf konden worden gedaan, zodat bij het overlijden van een bewoner alles beter en rustiger afgehandeld kan worden. Beter voor familie, bewoners én medewerkers.
De nieuwe situatie ziet er eenvoudiger uit, verloopt rustiger, kost minder tijd en maakt het mogelijkheid om ook een interne verhuizing binnen de tijd te realiseren. Ook de bewoners komen weer goed te liggen.
Super!
Blij werd ik ook van het enthousiasme van de medewerkers, die zelf dit probleem aan het oplossen waren en zich realiseerden dat ze dit op al hun processen kunnen toepassen. “Hier willen wij meer van!”.
Ze waren er zelf achter gekomen dat als je ergens een piekbelasting hebt je die kan oplossen door:

  1. De activiteiten in detail te bekijken
  2. Te identificeren welke activiteiten persé op dat moment moeten worden gedaan en welke op een ander moment kunnen of zelfs weggelaten kunnen worden.
  3. De activiteiten die op een ander moment gedaan kunnen worden (bijv. klaar zetten of voorbereiden van dingen), die ook op een ander (rustiger) moment te doen.

Deze, eenvoudige truc past Toyota, uitvinder van ‘Lean denken en doen’ al tientallen jaren succesvol toe. Hij is zó simpel dat hij te weinig aandacht krijgt om toe te passen!
Tal van processen met piekbelastingen zoals bijvoorbeeld de ochtend drukte bij de ADL in een verpleeghuis kan je op deze manier aanpakken, met verbluffende uitkomsten. Daarover in een volgende blog meer.
Het bovengenoemde verpleeghuis heeft de Lean geest van continu verbeteren nu te pakken. Ze doen dit met elkaar onder begeleiding van hun eigen lean-coaches!
Daar word ik blij van!
Kees Kolff
Reageer hieronder met jouw ervaringen en/of stuur dit voorbeeld door aan iemand die je daar een plezier meer doet. Of teken in op een ervaringssessie aan huis om een dergelijk probleem ook in jouw organisatie te leren aanpakken!

Nooit meer misgrijpen!

/in /door

Hoe maak je een zelfsturende voorraad, zodat je nooit meer misgrijpt?
Wij komen vaak bij klanten tegen dat ze in hun werk onderbroken worden, omdat spullen niet op voorraad zijn. “Misgrijpen” is een verstoring die makkelijk op te lossen is met een zichzelf sturende voorraad met magnetische kaartjes (Lean noemt die ‘kanbans’).
Voordelen van zo’n zelfsturende voorraad in de behandelkamers en het magazijn:

  1. nooit meer misgrijpen
  2. je hoeft de voorraad niet meer te tellen
  3. kost minder tijd
  4. lage voorraden
  5. minder verouderde producten (buiten de houdbaarheidstermijn).
  6. minder ruimte-beslag
  7. overzicht

Hoe?
De werking is simpel en gebaseerd op het gebruik van kaartjes. Op de kaartjes zet je

  • de naam van het artikel,
  • de minimale voorraad die ervan nodig is,
  • de hoeveelheid die besteld moet worden,
  • indien nodig met het nummer van de behandelkamer of het magazijn.

Handig is de kaartjes magnetisch te maken, waardoor ze makkelijk op de plank onder het artikel te plakken zijn.

Elke keer als je een artikel pakt, waarbij de minimale voorraad wordt bereikt, haal je het magneetkaartje van de plank af en plak je dat op de plek waar je je bestellingen verzamelt (bijvoorbeeld een hoek van een whiteboard waarop je je magneetjes plakt, of in een bakje dat je hiervoor bestemt. Op de plank blijft dan een gele sticker achter, met dezelfde tekst als op het kaartje.
Eens in een afgesproken periode (dag, 2 dagen of week) verzamelt  iemand de (magneet)kaartjes, vult de artikelen aan uit het magazijn en plakt het kaartje weer terug.
Een zelfde werkwijze naar je leveranciers, heb je met het op voorraad houden van je magazijn.

Wat moet je doen?

  • kijk eerst wat je écht nodig hebt
  • probeer zo weinig mogelijk verschillende artikelen te hebben
  • zijn er verschillende artikelen die je voor hetzelfde doel gebruikt? Probeer dan met elkaar overeenstemming te krijgen, om daar één artikel voor te gebruiken.
  • bepaal van de artikelen die over blijven de minimale voorraad en de ‘bestel’-grootte voor je magazijn. Die zijn die afhankelijk van levertijden, bestel- en lever-frequentie en je gebruikspatroon.
  • streef naar zo laag mogelijke voorraden door de bestel- en leverfrequentie zo hoog mogelijk te maken.

Het werkt echt!

Klanten van ons die dit hebben geïmplementeerd zijn allemaal dol-enthousiast.

  • het geeft overzicht
  • bespaart ruimte en tijd
  • regelt zichzelf en
  • je grijpt nooit meer mis.

Het is een beproefd systeem, dat al jaren in allerlei omgevingen (van industrie t/m gezondheidszorg)  zich heeft bewezen. Zelfs bij mij thuis werkt het al 6 jaar ondanks 3 puberende zonen!
Wie zegt dat lean niet besmettelijk is?

Zelf doen?
Ingrediënten:

  • een lettertang
  • zelfklevende magneetstrip
  • tape
  • gezond verstand

Wil je verder informatie hoe dit aan te pakken? Neem contact met ons op. Wij helpen je graag.
Óf reageer hieronder óf stuur dit bericht door aan iemand die je hier een plezier mee denkt te doen met de icoontjes hier onder!
Probeer het en je wilt nooit meer terug!
Kees Kolff

Goede voornemens

/in /door

In Today Matters beschrijft John Maxwell 12 principes om succes van morgen te garanderen.

  1. Kies de juiste HOUDING om mogelijkheden te creëren voor de toekomst. Door een positieve houding aan te nemen word je zelf niet alleen gelukkiger, je zult ook vaker succes hebben. “Een pessimist krijgt vaak wat hij verwacht. Een optimist ook.”
  2. Bepaald en handel dagelijks naar je persoonlijke PRIORITEITEN om focus te creëren waar je jouw tijd en energie in steekt. “Financiële fouten kunnen vaak gecorrigeerd worden, maar verloren tijd is voorgoed verloren”
  3. GEZONDHEID. Zonder energie is het hebben van tijd nutteloos. Ken en handel dagelijks naar gezondheidsrichtlijnen om kracht te putten uit je dag. “Mensen zijn raar. Wanneer ze jong zijn geven ze hun gezondheid om rijkdom te verkrijgen en wanneer zij oud zijn hun rijkdom om gezondheid te verkrijgen”
  4. FAMILIE: communiceer dagelijks met- en draag dagelijks zorg voor familieleden om stabiliteit te creëren, niet alleen voor jezelf, maar ook voor je kinderen. “Bijdragen aan wereldvrede? Ga naar huis en geef je familie jouw liefde!” – Moeder Theresa
  5. DENKEN: Beoefen en ontwikkel je denkvermogen dagelijks om voordeel te creëren. Er is weinig wat een persoon niet kan bereiken door middel van goede ideeën.
  6. Ontwikkel je sterke kanten en zoek steun van anderen die jouw minder sterke kanten kunnen opvullen. “Sta elke dag stil bij dingen die waarde voor jezelf en voor anderen kunnen toevoegen”
  7. COMMITMENT: verbind je aan doelstellingen en houd je daar dagelijks aan om vastberadenheid te creëren. Als iets de moeite waard is om te doen, laat je dan niet tegenhouden door omstandigheden. “Mensen vergeten hoe snel je de taak hebt uitgevoerd, maar onthouden hoe goed je de taak uitgevoerd hebt” – Howard N. Newton
  8. Verdien en manage je FINANCIËN dagelijks om opties te creëren. Geld maakt niet gelukkig, maar schuld wél. “Geld is als mest. Als je het opstapelt stinkt het, maar als je het verspreid moedigt het aan om te groeien.”
  9. Investeer dagelijks in RELATIES om vervulling te vinden door anderen vooruit te helpen. “Relaties helpen ons definiëren wie wij zijn en wat wij kunnen worden”
  10. Plan GULHEID dagelijks en handel ernaar om verschil uit maken. “Geven verdrijft egoïsme”
  11. Omarm en handel dagelijks naar je persoonlijke WAARDEN om richting te geven. “Door dagelijks te handelen naar persoonlijke waarden verkrijg je misschien niet altijd wat je zou willen, maar blijf je wel altijd wie je wil zijn”
  12. GROEI: zoek en ervaar dagelijks verbetering om potentieel te ontwikkelen. “Je kunt morgen niet zijn, wat je vandaag niet doet”

Met dank aan Thijs Panneman http://panview.nl/
Gun je iemand ook deze overwegingen? Stuur ze door!

Hoe krijg je collega's mee op Lean toer?

/in /door

Jij bent voor Lean, maar hoe krijg je ‘ze’ mee?

Geïnspireerd op Kotter komen wij op het volgende:

  1. formuleer een duidelijke missie
  2. creëer urgentie
  3. draag de lean filosofie uit, wat is het en hoe voer je het uit?
  4. creëer draagvlak door beleving
  5. creëer snelle successen, maak ze zichtbaar en vier ze!
  6. geef tijd en erkenning aan mensen die er succesvol mee zijn
  7. zorg voor een goede communicatiestructuur
  8. slijp het verbeteren in je cultuur

Ad 1: Begin met je missie en visie te formuleren mét medewerkers. Dit is je kompas. Vaak is een missie slechts een papieren exercitie, in een jaarplan verstopt, alleen voor externe verantwoording. Dit noemen wij verspilling. Een missie werkt pas als je die permanent communiceert en er naar leeft. Op www.mijnA3.nl hebben wij een handige manier om je jaarplan met missie en visie en doelen in een overzichtelijk A3 weer te geven, zodat die met de hele organisatie gedeeld en gevolgd kan worden.
Bij het formuleren van de missie/ visie en het formuleren van je doelen is binnen de lean filosofie de cliënt (patiënt, bewoner, gast, enz.) het uitgangspunt. Het gaat erom je cliënt zo goed mogelijk te bedienen (binnen de vakopvattingen van de professional). Weet dus wat de  cliënt ervan vindt. Dat objectiveert het beslissingsproces en is een goede leidraad voor iedereen in de organisatie.
Ad 2: Op een A3 worden ook de kansen en bedreigingen beschreven, waaruit de urgentie van beoogde verbeteringen blijkt. Hoe duidelijker de urgentie des te eerder komen mensen in beweging.
Ad 3: Als je weet wat de richting is en kiest voor een lean aanpak, dan is het belangrijk dat je de lean filosofie binnen je organisatie uitdraagt. Wat is Lean? Hoe gaan we ermee aan de gang en wat is ieders rol?  Belangrijker nog is dat men het ervaart. Bijvoorbeeld met simulatiespelen, waarin men kennisgemaakt met lean begrippen.
Nóg beter: een dag vrij plannen om met je organisatie met lean aan de gang te gaan. Bijvoorbeeld door de eigen werkruimte lean in te richten, of door een specifiek proces te verbeteren. Dit geeft zowel resultaat, als gemeenschapsgevoel én werkt stimulerend. Men beseft en ervaart opeens waarom Lean denken en doen echt nieuw en anders is!
Ad 4: Creëren van snelle successen is met name in het begin belangrijk.
Voetbal-commentatoren gaven dit weekend meer aandacht aan een magistrale Verstappen in de GP van Brazilië, dan aan de weinig verheffende wedstrijd van Luxemburg-Nederland. Succes trekt!
Ad 5: Maak ieder verantwoordelijk voor het verbeteren van hun eigen werkprocessen. Maak de successen zichtbaar door foto’s (‘voor-’ versus ‘na’-situatie) of korte filmpjes met selfie-stok op je mobiel en vier ze.
Afgelopen week maakte een van onze klanten met medewerkers zelf selfie-filmpjes van 2-3 minuten, van verbeteringen die ze hadden gerealiseerd om anderen te tonen.  Dit gaf plezier, zette verbeteraars in het zonnetje en werkte aanstekelijk.
Ad 6: Na de euforie, komen momenten van weerstand. De verleiding is dan om mensen die niet mee willen veel aandacht te geven.
Dat kost tijd en haalt het enthousiasme bij de anderen weg.
Blijf in communicatie met de vertragers, maar houdt de vaart erin door met de enthousiastelingen successen te blijven creëren. Geef hun tijd en erkenning. Zij gaan volgers krijgen. Zie hier wat volgers doen!
Ad 7: Onderlinge communicatie is een voorwaarde voor succes en betrokkenheid van medewerkers. Doe dit kort en regelmatig. Zo blijft iedereen op de hoogte en gelijkgericht en komen problemen vroeg naar boven. Lean creëert daar ruimte voor door op gezette tijden (bijv. dagelijks of wekelijks) kort met elkaar te overleggen, staand voor een bord. Dit bord-overleg is een goed hulpmiddel om mensen in beweging te houden of te krijgen.
Ad 8: Uiteindelijk wil je dat verbeteren (lean werken) een onderdeel van je cultuur wordt. Dit doe je door consistent door te blijven gaan en zaken te interneren. Het wordt als tandenpoetsen. Je doet het zonder er bij na te denken, je wordt onbewust bekwaam.
Ten slotte kan het formuleren van principes goed werken. In kleine zinnen aangeven welk gedrag bij je gekozen cultuur hoort, zoals ‘elke dag een beetje beter’ of ‘niet harder, maar slimmer werken’.
Nu ben jij niet de enige meer die lean ziet zitten, je collega’s werken lean en zijn enthousiast.
Iemand blij maken met deze Tips & trucs? Gebruik de icoontjes links van je scherm om ze door te sturen! Óf reageer hieronder!

Stop de e-mail-tirannie!

/in /door

Ze komen bij honderden binnen.

Je verliest overzicht, mist wat belangrijk is, verliest tijd en energie: e-mails!

Onderstaande 10 tips komen voornamelijk uit David Allan´s boek ‘Getting things done´, en Stephen Covey´s ´Prioriteiten´ en ontleenden wij aan de onder deze tips&trucs opgegeven bron.  Ook voegden wij er een paar toe ontleend aan Theo Compernolle’s boek ‘Ontketen je brein’

Leef er naar en het blijft daarna een verademing!

  1. Stephen Covey leert dat je voor je effectiviteit belangrijke taken moet onderscheiden en met voorrang afhandelen. Dus moet je je werkzaamheden niet door binnengekomen e-mails laten sturen, maar door je eigen prioriteitstelling. Zet daarom meldingen van nieuw binnengekomen e-mails uit, om te voorkomen dat een pop-up je afleidt. Pop-ups zorgen ervoor dat je hersenen schakelen tussen de taak waarmee je bezig bent en het afvragen wat voor e-mail er binnenkomt. Dit mentale schakelen, kost tijd en energie.
  2. Verwerk mail 2 a 3 keer per dag, liefst op een vast moment. Dan werk je in clusters je binnengekomen mails af (bijvoorbeeld in strakke tijdseenheden van 30 tot max. 40 minuten aaneen). Het meest gezonde moment hiervoor is aan het eind van de ochtend of het eind van de middag. Dus vooral niet aan het begin van je dag! Vind je dit lastig (en dat zul je eerst vast ook lastig vinden), bedenk dan dat je zo nog steeds binnen 4 werkuren na ontvangst kunt reageren op mails!
  3. David Allen beschrijft het systeem van je Postvak-in als vergaarbak voor je acties. Dat betekent dat je je mails als volgt afloopt: vragen zij om om een actie van minder dan 2 minuten? Direct afhandelen! Deze E-mails hoef je maar 1 keer te lezen, waarna je ze uit het Postvak-in verwijdert.
  4. Grotere acties delegeer je, of plan je in je agenda.
  5. Archiveer wat afgehandeld is. Direct nadat je de actie die een e-mail beschrijft hebt uitgevoerd of ingepland, verplaats je die naar een folder. Zo loopt je Postvak-in meteen leeg. Probeer het aantal folders zo klein mogelijk te houden.
  6. Het Postvak-in bevat idealiter alleen e-mails waarop jouw actie gewenst is. Een groot gedeelte van de e-mails zijn alleen ter kennisgeving en kun je direct uit je Postvak-in verwijderen.
  7. In Outlook of Apple Mail kunnen je ‘regels’ instellen om mails automatisch naar folders te verplaatsen als ze binnenkomen.
  8. Nieuwsbrieven kun je zo automatisch naar een ‘Nieuwsbrieven’-folder verplaatsen.
  9. Stuur meldingen van geaccepteerde vergaderingen automatisch naar de prullenbak. Wanneer je veel vergaderingen plant met groepen, vormen de automatisch gegenereerde ´Persoon X heeft je vergadering geaccepteerd´ e-mails grote ruis in je Postvak-in. Weg ermee! In agenda-programma’s is per vergadering te zien welke deelnemers hebben toegezegd of afgewezen. Dan zijn mails van elke deelnemer niet meer nodig.
  10. Stuur meldingen van afwezigheid automatisch naar de prullenbak. Je zou ook meldingen van afwezigheid weg kunnen filteren.

Op deze manier met je mails omgaan scheelt je bergen energie en frustratie!
Iemand tippen op deze tips en trucs? Gebruik de icoontjes hieronder!
Reageren? Doe dat ook hieronder!
Voor deze tips&trucs lieten wij ons dankbaar inspireren door http://panview.nl/lean-productie-lean-office/msoutlook-e-mail.

Interessant? Reageer hieronder! En stuur dit bericht door naar iemand die je daar een plezier mee denkt te doen!

Ze komen bij honderden binnen.

Je verliest overzicht, mist wat belangrijk is, verliest tijd en energie: e-mails!

Onderstaande 10 tips komen voornamelijk uit David Allan´s boek ‘Getting things done´, en Stephen Covey´s ´Prioriteiten´ en ontleenden wij aan de onder deze tips&trucs opgegeven bron.  Ook voegden wij er een paar toe ontleend aan Theo Compernolle’s boek ‘Ontketen je brein’

Leef er naar en het blijft daarna een verademing!

  1. Stephen Covey leert dat je voor je effectiviteit belangrijke taken moet onderscheiden en met voorrang afhandelen. Dus moet je je werkzaamheden niet door binnengekomen e-mails laten sturen, maar door je eigen prioriteitstelling. Zet daarom meldingen van nieuw binnengekomen e-mails uit, om te voorkomen dat een pop-up je afleidt. Pop-ups zorgen ervoor dat je hersenen schakelen tussen de taak waarmee je bezig bent en het afvragen wat voor e-mail er binnenkomt. Dit mentale schakelen, kost tijd en energie.
  2. Verwerk mail 2 a 3 keer per dag, liefst op een vast moment. Dan werk je in clusters je binnengekomen mails af (bijvoorbeeld in strakke tijdseenheden van 30 tot max. 40 minuten aaneen). Het meest gezonde moment hiervoor is aan het eind van de ochtend of het eind van de middag. Dus vooral niet aan het begin van je dag! Vind je dit lastig (en dat zul je eerst vast ook lastig vinden), bedenk dan dat je zo nog steeds binnen 4 werkuren na ontvangst kunt reageren op mails!
  3. David Allen beschrijft het systeem van je Postvak-in als vergaarbak voor je acties. Dat betekent dat je je mails als volgt afloopt: vragen zij om om een actie van minder dan 2 minuten? Direct afhandelen! Deze E-mails hoef je maar 1 keer te lezen, waarna je ze uit het Postvak-in verwijdert.
  4. Grotere acties delegeer je, of plan je in je agenda.
  5. Archiveer wat afgehandeld is. Direct nadat je de actie die een e-mail beschrijft hebt uitgevoerd of ingepland, verplaats je die naar een folder. Zo loopt je Postvak-in meteen leeg. Probeer het aantal folders zo klein mogelijk te houden.
  6. Het Postvak-in bevat idealiter alleen e-mails waarop jouw actie gewenst is. Een groot gedeelte van de e-mails zijn alleen ter kennisgeving en kun je direct uit je Postvak-in verwijderen.
  7. In Outlook of Apple Mail kunnen je ‘regels’ instellen om mails automatisch naar folders te verplaatsen als ze binnenkomen.
  8. Nieuwsbrieven kun je zo automatisch naar een ‘Nieuwsbrieven’-folder verplaatsen.
  9. Stuur meldingen van geaccepteerde vergaderingen automatisch naar de prullenbak. Wanneer je veel vergaderingen plant met groepen, vormen de automatisch gegenereerde ´Persoon X heeft je vergadering geaccepteerd´ e-mails grote ruis in je Postvak-in. Weg ermee! In agenda-programma’s is per vergadering te zien welke deelnemers hebben toegezegd of afgewezen. Dan zijn mails van elke deelnemer niet meer nodig.
  10. Stuur meldingen van afwezigheid automatisch naar de prullenbak. Je zou ook meldingen van afwezigheid weg kunnen filteren.

Op deze manier met je mails omgaan scheelt je bergen energie en frustratie!
Iemand tippen op deze tips en trucs? Gebruik de icoontjes hieronder!
Reageren? Doe dat ook hieronder!
Voor deze tips&trucs lieten wij ons dankbaar inspireren door http://panview.nl/lean-productie-lean-office/msoutlook-e-mail.

Interessant? Reageer hieronder! En stuur dit bericht door naar iemand die je daar een plezier mee denkt te doen!

Oeff!

/in /door

Terug van vakantie heb je het vaker: ‘Oef!’
Je komt grote of kleine dingen tegen die nét anders werken dan je verwachtte of hoopte. Of dingen die níet werken. Of waarvan je denkt: ‘hoe zat dat ook weer?’
Elke ‘Oef!’ is echter een verbeter-kans. En als je je aanleert, als standaard-reactie op ‘Oefs’ te verbeteren, wordt je van zo’n moment op een gegeven moment zelfs blij!
Dus gebruik juist je vakantie-terugkeer om hier mee te starten. Zo maak je van tegenvallers pleziertjes.
Pak elk van die momenten, door dan even stil te staan bij wat het is; en hoe je dat op dat moment nét iets beter kunt doen. Schrijf dat dan ook op. Als je al een procedure hebt waarin je dat hebt staan, is dít het moment om die procedure net dat tikkie te verbeteren. Bij Lean noemen we dat ‘standaard werk’. Dat kan ook heel gewoon een schoon velletje A4 zijn, waar je op een rijtje zet (bijvoorbeeld genummerd) welke stappen je doorloopt als je iets doet. Dat kunnen de meest eenvoudige dingen zijn als je PC opschonen,  complexere zaken als je kwartaal-administratie op orde brengen, of echt complexe zaken die je al hebt omschreven in een protocol, maar toch ook net kunt verbeteren. Zaken die je af en toe doet, of met regelmaat.
Zo  stop je met elke keer het wiel uit te vinden. De eerste keer dat je het opschrijft, beschrijf je je uitvinding van je wiel. Daarna is het de kunst, om elke keer dat je dat wiel wéér wilt uitvinden, je ‘standaard werk’ erbij te pakken en dan volgens dat ‘standaard werk’ te handelen. Totdat je weer een ‘Oef!’ tegenkomt. Dat is je vólgende kans om te verbeteren!
Als dat net iets te ingewikkeld is, omdat je een lastiger op te lossen ‘Oef!’ tegenkomt (bijvoorbeeld vaker tegen eenzelfde probleem oploopt), dan los je het tijdelijk op, naar je beste inzicht. Én je noteert het onderwerp, om daar op een ander moment dieper in te duiken. Dáárvoor kent Lean de 5W2H en 5xWaarom stappen. Daarmee analyseer je het probleem en ga je oplossingen verzinnen voor de onderliggende oorzaak.
Als je dit alles stelselmatig toepast in je werk, ga je het zelfs leuk vinden. Want dan ontdek je hoe je eigenlijk heel eenvoudig permanent gaat verbeteren. Dan wordt het aanbrengen van al die kleine verbeteringen zelfs vervullend! In stapjes wordt zo je dienstverlening beter én worden je cliënten blijer. Maar ook jijzelf, wat op zich nog eens tot betere dienstverlening leidt.
Een welkom bijproduct is dat ‘standaard werk’ ook toegankelijk is voor collega’s die hetzelfde werk af ten toe doen, en/of van jou overnemen. Als dan ook zij eenzelfde ‘permanent leer’-gedrag aanleren, versterk je elkaars inzichten. (En als ons dat ook op landelijk discipline-niveau gaat lukken, hoeft het Zorginstituut die standaard niet meer wettelijk af te laten dwingen! Dan zouden de permanent verbeterende voorstellen vanuit de professionals alleen maar een bevestigings-stempel van het Zorgsintituut hoeven te krijgen, puur ter registratie van de status en als uitnodiging om ook dat weer te blijven verbeteren!)
Gebruik dus de terugkeer van je vakantie als het moment om al je ‘Oefs’ om te zetten in verbeteringen.
Vrachtwagenfabrikant Scania in Zwolle, met 21 jaar Lean ervaring, doet dat gemiddeld 600 keer per dag! Zelfs buiten de vakantietijd.
Als je je dit eigen hebt gemaakt, ga je het zelfs geen ‘Oef!’ meer noemen. Want je ervaart het als bevredigend onderdeel van je werk en leven om een hobbel tegen te komen om te verbeteren.
Dan blijven er wel ‘Oefs’, maar die uitdrukking gebruik je dan alleen nog voor de tegenvallers búiten je eigen beïnvloedingssfeer. Daar waren er deze vakantie helaas ook veel van….
Ons advies: richt je op wat je wél kunt beïnvloeden. En leer daarvan ‘permanent verbeteren’!
Reageer hieronder en/of stuur dit bericht door aan iemand die je hier een plezier mee denkt te doen!

Het nut van een Lange Termijn – visie

/in /door

Van onze netwerk-partners GemeenteSteedsBeter gunnen wij jou ook dit bericht.
Voor het begrip visie bestaan veel definities. Wat ze gemeen hebben is dat het gaat over de toekomst en dat het gaat om wat de organisatie zelf vindt van die toekomst. Het is geen voorspelling van de toekomst, maar een stip op de horizon die richting geeft aan het bedrijfsbeleid. Een Lange Termijn (LT-) visie heeft betrekking op een periode van minstens 15 tot 20 jaar in de toekomst.
Voor een organisatie, die streeft naar continue verbetering van haar werkprocessen, is die stip op de horizon van essentieel belang. De LT-visie geeft richting aan de verbetervoorstellen waaraan gewerkt zal worden. Het is geen doel, maar een richting. De stip op de horizon zal waarschijnlijk nooit bereikt worden en dat is ook niet nodig.
Toyota (kraamkamer van Lean denken en doen) hanteert al tientallen jaren lang een LT-visie voor haar productiebeleid, met de volgende elementen:

  • Nul fouten
  • 100% waarde toevoeging
  • 
Enkelstuks flow, in volgorde op order
  • Veiligheid voor mensen.

Dit alles is gericht op “de beste auto’s tegen de laagste kosten”.
Veel organisaties hebben ooit een visie geformuleerd, maar gebruiken deze onvoldoende. Het formuleren van een visie wordt gezien als een “moetje”. Het hoort nu eenmaal bij het jaarplan, maar verdwijnt daarna al snel naar de achtergrond.
Hoe jammer dit kan zijn, ondervonden wij bij een klant. De afdeling stadsingenieurs van een gemeente wilde graag aan de slag met in kleine stappen verbeteren. Op zoek naar een visie die de verbetervoorstellen richting zou geven, bleek er al een uitdagende en concrete visie in het jaarplan te staan. Deze was echter nooit als de stip op de horizon gepositioneerd. Terwijl tijdens het bespreken ervan medewerkers enthousiast constateerden dat deze visie hen niet alleen zou helpen om de juiste weg te bewandelen, maar hen ook inspireerde. Gelukkig krijgt deze visie nu een tweede kans.
In het slechtste geval wordt de visie na een paar jaar veranderd, want “de huidige werkt niet” en “je kan niet steeds dezelfde visie hebben”. Een goed geformuleerde visie echter, kan en moet zelfs jaren mee gaan en is sturend en inspirerend in alle lagen van de organisatie.
Staat jouw LT-visie al? Zet hem anders in je eigen meerjaren-A3 en surf daartoe naar www.mijnA3.nl

De kracht van het juiste doen

/in /door

Zinnig, zuinig en zonnig te werk gaan.
Ons brein brengt ons ver, maar kan ons ook danig in de weg zitten. Zo zijn we geneigd de kleine ergernissen te laten voor wat ze zijn en concentreren we ons liever op de complexe problemen. Terwijl complexe problemen vaak een heel lange adem vergen met een nog ongewis resultaat.
Breng eens alle ergernissen en problemen in kaart en sorteer ze volgens onderstaand schema.
matrix-opbrengst-vs-inspanning
Het resultaat spreekt voor zich en de voldoening zal groot zijn.
Een andere manier om keuzes te maken in een wirwar van problemen is de 80/20-regel. Vilfredo Pareto legde in 1906 de basis voor deze wetmatigheid door te stellen dat 80% van de bezittingen in Italië in bezit zijn van 20% van de bevolking.
De daarvan afgeleide 80/20-regel leert ons dat een meerderheid van de problemen vaak te herleiden zijn naar maar een paar oorzaken. Dit betekent dat het zinnig is een goede analyse van elk probleem afzonderlijk te maken. Met een groepje mensen intensief brainstormen werkt vaak goed. De uitgebreide lijst met mogelijke oorzaken moet vervolgens grondig worden getoetst, zodat de relevante oorzaken helder worden.
Op deze manier zal vaak blijken dat het wegnemen van een beperkt aantal oorzaken een veel groter aantal problemen oplost.
Een goed voorbeeld van “zinnig, zonnig en zuinig”.
Geef je reactie hieronder, of stuur dit bericht door aan iemand die je hiermee een plezier  denkt te doen via de icoontjes links van je scherm.
Eerder geplaatst in: GemeenteSteedsBeter