lean

Het wordt weer zomer!

We hebben al enkele dagen weer heerlijk de zon gezien.
Het moment waarop wij ook vaak met ons meerjaren-perspectief aan de slag gaan.
Wij zoeken kandidaten die geïnteresseerd zijn om mee te lopen in onze productvernieuwing op dit gebied.
Reageer via een korte enquete om in aanmerking te komen voor ons speciale aanbod om hierop mee te liften en daarmee meteen zelf snel en makkelijk aan je nieuwe meerjaren(/beleids-)plan te komen.
Ons voordeel is dat wij onze dienstverlening kunnen oefenen op jouw situatie. Jouw voordeel is voordelige extra dienstverlening door ons op weg naar jouw betere meerjaren- of jaar-plan.
Klik hier voor de enquete en wij bedanken je verrassend!
Stuur dit bericht desgewenst ook door aan leidinggevenden in de zorg, die je hierin wilt betrekken, middels de icoontjes links in je scherm

Durf vooruit te kijken!

De zomer hoort nu te naderen. Voor velen een goed moment om je meerjarenplan te herijken.
Het Japanse ministerie van financiën plant 300 jaar vooruit. Landgoedeigenaren in Engeland 100. Onze waterschappen 50. Onze politiek laat zich vaak leiden door de effecten op de eerstvolgende verkiezingen, maximaal 4 jaar.
Kijk jij verder dan een jaar?
Onze ervaring is dat je krachtig in inspiratie en professionaliteit groeit, als je het lef hebt om langer termijn doelen te stellen. Minstens 3 tot 5 jaar vooruit. Deze doelen dienen als punt op de horizon om je dagelijkse activiteiten op te enten. Als je dit in de vorm van een meerjarenplan doet, of liever in de vorm van een Lean “A3”, heb je zowel een inspirerende ambitie, als concrete punten op de horizon staan, waar je jezelf, je medewerkers en je belanghebbenden (cliënten, familie, buurt, verzekeraar, Raad van Toezicht, enz.) van snappen, waarom jij daarop je plannen ent.
Een extra inspiratie dit jaar kan zijn het rapport “Naar nieuwe zorg en zorgberoepen” dat de gelijknamige commissie onder leiding van Marian Kaljouw 10 april o.a. aan Minister Schippers aanbood. 3 jaar studie en werk met proeftuinen geeft een erg verfrissende kijk op hoe onze zorg er in 2030 uit zou kunnen zien! De burger écht centraal, waar wij al jaren alleen maar over praten. Stoppen met wat niet nodig is. Af van compartimentering tussen 1e, 2e en andere lijnen en zo veel meer dat een totaal ander perspectief op de zorg geeft. Als start van een maatschappelijk debat, en transitie en transformatie van ons zorgland.
Durf dat als referentie te gebruiken voor je eigen organisatie en kijk hoe ver je zelf komt met inspirerende punten op de horizon, om straks, in het najaar, je jaarplan voor 2016 weer op te enten en zo telkens weer een jaar verder, vanuit een langer termijn perspectief!
Bij onze volgende tips en trucs komen wij met een verrassing hoe wij je daarbij zaken heel eenvoudig kunnen maken!
Reageer hieronder of stuur dit bericht door naar iemand die je hier een plezier mee doet, via de iconen links in je scherm!

Verspilling voel je!

Afgelopen najaar, tijdens een conferentie van “Lean in de Zorg”, sprak een Amerikaanse meubelmaker.
Hij heeft zijn hele bedrijf succesvol met “lean denken en doen doordrenkt”.
Sterker nog, hij heeft lean teruggebracht tot de simpele essentie, dat het alleen maar gaat om “Kaizen”: “permanent verbeteren”.
Al zijn medewerkers dragen minstens maandelijks een implementeerbaar verbetervoorstel aan.
En dat doen zij op hun gevoel, dat er ergens iets te verbeteren is.
Want de 8 door lean onderscheiden verspillingen “voel je in je lijf”. Iedereen! Ook als je nooit van lean gehoord hebt.
Als je zo’n verspilling tegen komt en je bent je bewust van wat er in je lichaam gebeurt, merk je dat lijfelijk. Er gaat iets “wringen” van binnen.
Zo iets moet ook gebeurd zijn met een van onze dierbare relaties. Zij meldde mij dat zij ging koken voor gasten thuis in het weekend. En dat dat niet zo lean was. Ik reageren: hoezo niet lean? Koken en gasten raakt de essentie van leven. En lean gaat over het essentiële doen. Hoe kun je nog meer leven dan met vrienden samen eten en daarvoor zelf te koken? Haar reactie was “mijn keuken is geëxplodeerd”. Tja, dan snap ik hem. Een “geëxplodeerde” keuken zit immers vol verspillingen. Je keuken is vol, je kunt spullen niet neerzetten of vinden, er zijn spullen vies, die je niet direct kunt gebruiken, dat voelt allemaal suboptimaal,
Kennelijk voelde zij dat er iets niet leans was aan die explosie.
Dan kunnen wij via de taal wel uitleggen wel wanneer je met verspilling te maken hebt, zoals wij doen met het lijstje

  • tellen
  • zoeken
  • raden
  • wachten
  • herstellen
  • stoppen
  • weggooien
  • opslaan
  • zich afvragen
  • controleren
  • omlopen
  • vragen
  • antwoorden
  • hertellen

Als één van deze werkwoorden aan de orde zijn, is er namelijk sprake van verspilling.
Hoeveel krachtiger is een gevoelsmens, die voelt als er sprake is van verspilling. Dan heb je geen lijstjes meer nodig!
Pak alleen dan ook je kans om dat gevoel om te zetten in een verbetering, zodat die verspilling vermindert. En leg die verbetering vast!  Zodat je kunt blijven verbeteren, elke keer weer als je een verspilling voelt!
Reageer in onderstaand veld, of stuur dit bericht door aan iemand die dat op prijs stelt met de icoontjes links in je scherm!

Denk eens na!

Wij hebben tot norm verheven dat handelen, schakelen en beslissen snel moet.
Waar je aan voorbij gaat is dat je bij belangrijke, complexe of ethische zaken met snel beslissen ook slechtere beslissingen neemt: minder ethisch; minder doordacht.
Voor de meeste beslissingen prima. Die kun je op basis van ervaring en kennis op de automatische piloot doen: tandenpoetsen, auto rijden, ontbijten, telefoneren.
Maar zodra het ingewikkelder wordt, onderscheid je je als mens van het dier dat je kunt nadenken én ethische afwegingen kunt maken.
Veel beslissingen in de zorg zijn net te ingewikkeld en ethischer om aan de automatische piloot over te laten!
Niet voor niets bestaan de uitdrukkingen “tel tot tien” en “slaap er nog een nachtje over” alvorens je  een belangrijke beslissing neemt.
De volgende 2 stappen zullen je versteld doen staan hoeveel beter je beslissingen en oplossingen worden. Durf die tijd te nemen!
1/ Analyseer het probleem met 5W2H: Neem de ruimte om dat zo scherp mogelijk te formuleren:

  • Wat denkt je dat het probleem eigenlijk is?
  • Wanneer doet het probleem zich voor?
  • Waar doet het zich precies voor?
  • Wie zijn er bij betrokken, als het probleem zich voordoet?
  • Waarom is het probleem een probleem?
  • Hoe groot is het probleem?
  • Hoe vaak doet het probleem zich voor?

Als je dit (liefst met een aantal) echt goed doet, zul je verrast zijn hoe anders het probleem er uit blijkt te zien dan je eerst dacht. Én tot welke andere acties je zou overgaan!
Maar doe nog NIETS!!!
2/ Je stelt eerst 5x de waaromvraag. Heel onwennig! Tergend veel tijd lijkt dit te kosten. Tótdat je de voordelen bent gaan waarderen.
Probeer het gewoon.
Begin met: “waarom is dit het probleem?” Hierop kunnen meer antwoorden zijn. Elke van de antwoorden zet je op een apart vel.
Dán stel je nóg eens diezelfde vraag: waarom? Maar ditmaal laat je die vraag los op elke van de net gegenereerde antwoorden.
En zo verder totdat je echt op niveau 5 bent terecht gekomen.
Een voorbeeld van één lijn van antwoorden (in plaats van die aparte velletjes er nog bij):

  1. Waarom starten wij als MT altijd te laat? Bijvoorbeeld: omdat nog niet iedereen aanwezig is.
  2. Waarom is niet iedereen aanwezig? Bijvoorbeeld: omdat iedereen het druk heeft.
  3. Waarom heeft iedereen het zo druk? Bijvoorbeeld omdat wij te veel klussen op ons bordje hebben.
  4. Waarom hebben wij teveel klussen op ons bordje? Bijvoorbeeld omdat wij te weinig tijd nemen om te prioriteren.
  5. Waarom nemen wij te weinig tijd om te prioriteren? Bijvoorbeeld: omdat wij geen goed stramien hebben, om onze jaarlijkse en maandelijkse prioriteiten af te stemmen en te monitoren.

Stel nou bijvoorbeeld dat je dit laatste probleem zou oplossen: als MT en als organisatie richt je een werkend stramien in om je jaarlijkse en maandelijkse prioriteiten af te stemmen en te monitoren, kun je je dan voorstellen dat dat op veel meer aspecten effect heeft, dan alleen maar op tijd komen op een MT?
Het is maar een simpel voorbeeld.
Het lef en de tijd nemen om bij een probleem 5W2H en 5xWaarom toe te passen, laat je de schellen van de ogen vallen over de verbeteringen die je kunt toepassen.  Met veel meer impact, dan die korte termijn beslissingen die je uit haast vaak neemt en veel minder oplossen dan je hoopt!
Pak direct het eerste probleem van je nu tegenaan loopt. En stuur ons je inzichten in het reactieveld hieronder!
En geef deze tips door naar anderen die je hier blij mee maakt, via de icoontjes links op je scherm!

Hoe ziek kun je zijn?

Voor de kerstdagen hebben wij 3 inspiratie-bronnen om vanaf januari rustiger te werken.

  1. het rapport “Gezond werken in de zorg” van Babbette Bronkhorst dat 2 weken geleden uit kwam
  2. “Ontketen je brein” van Theo Compernolle  nu ook in het Nederlands beschikbaar
  3. “Een levensregel voor beginners” van Wil Derkse.

Het rapport “Gezond werken in de zorg”, zet haarfijn uiteen hoe ziek wij elkaar binnen de zorgsector aan het houden zijn. Dat zet Babbette “fraai” neer in het onderstaande schema:
Infographic-Gezond-werken-in-de-zorg-2014
 

Klik op de afbeelding voor een leesbaar formaat.

Niet alleen zetten wij elkaar teveel onder druk, wij nemen het ook als onvermijdelijk aan. Dit geldt zowel fysieke, als emotionele belasting.
De belangrijkste boodschap vinden wij: het is is echt klinklare nonsens en niet nodig om dergelijke fysieke en emotionele belasting te continueren! Iedereen kan er zelf iets aan doen. Én ja, op de schouders van leidinggevenden rust een extra verantwoordelijkheid. Want zij zijn bij uitstek degenen die de bewakers van de cultuur in een organisatie (wat Babette het “veiligheidsklimaat” noemt) en vooral ook degenen die als eerste verantwoordelijk zijn om als een cultuur niet deugt daarin verandering te brengen.
Het verhaal is heel simpel. En je hebt er geen “lean” voor nodig om het te snappen. Maar als wij toch de “lean” termen gebruiken dan gaat het erover dat een mens gewoon beter  werkt in rust. Je productiviteit is groter, de kwaliteit is beter. Er worden minder fouten gemaakt. En ja het is óók gewoon plezieriger werken. Ik kan dan ook misselijk worden bij de gedachte dat als (zoals ruim een jaar geleden) uit onderzoek bleek dat 80% van de AIO’s tegen overwerktheid aan zitten het commentaar van talloze gevestigde specialisten was: “daar moeten ze dan maar aan wennen; dat hadden wij ook”. Om te beginnen is het niet waar. Want die overwerktheid is wel degelijk een nieuw fenomeen. Het is vooral ook nieuw dat dat op steeds jongere leeftijd gebeurt. Maar het is funest als degenen die hierin verandering kunnen en moeten aanbrengen hier zo tegenover staan.
Het onderzoek van Babette vinden wij een bewijs van  hoe ver wij verwijderd zijn van wat je moet willen. Dit heeft niet alleen nadelen voor de werkenden, maar berokkent juist ook schade aan de client: want je wordt minder goed bediend door iemand die onder stress werkt én er worden meer fouten gemaakt. En je kunt er zélf al onmiddellijk iets aan doen. Vanaf januari bijvoorbeeld! Theo Compernolle schrijft in zijn dit voorjaar verschenen boek welke werking het op de hersenen heeft om je af te peigeren met multitasking en permanent bezig zijn. Dat je daar behalve aanzienlijk minder productief ook kwalitatief aanzienlijk minder goed, ja zelfs ethisch minder afgewogen door werkt. Als je zijn richtlijnen ter harte neem, zoals ’s morgens beginnen met de zaken die echt belangrijk zijn, in periodes van 45 minuten aaneen, met een korte pauze daarna, zet je al een stap. Geen mails aan het begin van de ochtend. Het liefst in bulken van een half uur aan het eind van de ochtend en aan het eind van de middag. Verder in de loop van de middag de losse restjes van je werk doen en beginnen op te ruimen en te sorteren en plannen voor de dag daarop. Tenslotte in de avond terugkijken op de dag alvorens jezelf een goede nachtrust te gunnen. Het verrassende van Theo’s boek en wetenschappelijk onderbouwde adviezen, vond ik dat De leerregel van Benedictus, door Wil Derkse vertaald voor praktische toepassing in het hedendaagse leven, aangeeft hoe heilzaam het ritme van het kloosterleven is, dat al begin 6e eeuw (!) door Benedictus is beschreven. Dat een soort “oer”-dagritme aangeeft voor monniken, dat bizar nauw aansluit bij wat Theo Compernolle op basis van hersenwerking wetenschappelijk aantoont!
Laten wij daarom onze zieke neiging laten varen om werkdruk als fait accompli te nemen. Heb het lef om te erkennen hoe ziek en verderfelijk dat is en neem als leidinggevende de verantwoordelijkheid om hierin verandering te brengen. En ook als niet-leidinggevende, je kunt er voor jezelf elke dag mee beginnen. Lees in de kerstdagen één, of beide boeken van Wil Derkse of Theo Compernolle en laat het volgende onderzoek van Babette uitwijzen dat de werkbeleving in de zorg met grote stappen op is verbeterd!
Wij wensen je goede feestdagen en een véél gezonder 2015!

Gek van de projecten?

Afgelopen donderdag met huisartsen, hidha’s en assistenten bij elkaar. Discussie over de rol van de Hagro, wat iedereen allemaal onder anderhalfde lijn verstaat, hoe je omgaat met generalisme en specialisme. Én ook: hoe voorkom je dat je dol wordt van alle projecten?!

De eerste vragen zijn niet zo simpel op te lossen en vragen maatwerk voor je eigen samenwerking en opvattingen. Maar die projecten: dat kan heel simpel.

Een „project-A3” helpt daarbij!

Door het terugbrengen van al je “projectplannen” tot telkens één enkel, visueel aantrekkelijk ‚A3’ (formaat 2xA4) heb je de troef in handen!

Project-A3v2-1200Dat doe je in 12 stappen:

  1. neem een “mindmap”-programma, of gebruik “Excel”
  2. zet daarin de categorieën uit het voorbeeld project-A3 hiernaast (Hoger doel, Situatie, Aanleiding, Project-team, je SWOT (sterktes, zwaktes, risico’s), Project-doelen (zo SMART*) mogelijk), Strategieën, en Acties).
  3. project-A3-doelen-1500loop je bestaande project-plan door en selecteer telkens een tekstgedeelte dat slaat op één van die rubrieken. Óf start een nieuw project door deze titels in te vullen.
  4. kopieer die teksten naar diezelfde titels in je mindmap (of Excell document) (zie voorbeeld hiernaast > )
  5. loop daarna alle teksten akelig kritisch door en probeer ze terug te brengen tot alleen de essentiële woorden, die de lading dekken (geen woord te veel!)
  6. transporteer vervolgens de uitkomsten naar de rubrieken in je A3 (gebruik daarvoor het voorbeeld-A3 als sjabloon)
  7. bespreek daarna je project-A3 met degenen die genoemd staan als je “project team” om het te completeren.
  8. bespreek het daarna (of juist eerst oriënterend hier vóór) met degenen die verantwoordelijk zijn als “opdrachtgever” van je project. Dat kan je “management team” zijn.
  9. nadat opdrachtgever en betrokkenen akkoord zijn stel je het vast als “zo gaan we het doen”
  10. gebruik dit project-A3 om je maandelijkse voortgang te bespreken met de teamleden én opdrachtgever, tot het project gereed is.
  11. Tot zover dat éne project.
  12. Op dezelfde manier ga je met ál je projecten te werk. Dán kom je in de gelegenheid om die projecten in hun samenhang te zien. Bijvoorbeeld doordat je merkt dat dezelfde mensen te veel belast gaan worden. Óf dat je onvoldoende middelen hebt om alle projecten tegelijk uit te voeren. Dát is het moment om te beslissen voor het in de tijd verschuiven van projecten, of ze in het geheel uit te stellen of te laten vallen. Het totaal moet namelijk kloppen. En wel op een manier dat iedereen meent dat het zinnig en mogelijk is! Zo niet, dan ben je met een onhaalbare ambitie bezig en dat voelt iedereen. NIET DOEN! Als je dat aan de bron stopt, heb je een wereld gewonnen. Iedereen snapt, dat zodra je je projecten in project-A3’s overzichtelijk kunt tonen, én de samenhang en het totaal opgeteld zichtbaar kloppend is, het alleen dán kan werken!

De voordelen:

  • op één overzichtelijk document (formaat A3 = 2xA4) heb je overzicht over alle relevante aspecten van je project in hun onderlinge samenhang
  • door dit tot dat ene A3 te beperken dwing je jezelf tot de essentie te komen
  • door de aantrekkelijke vorm communiceert het naar alle betrokkenen op een manier die onvergelijkbaar veel beter is dan de klassieke projectplannen
  • door het fysiek een zichtbare centrale plaats in je organisatie te geven, blijft het gedurende de looptijd van het project permanente richtsnoer voor iedereen die daar langs loopt
  • door de totale verzameling van je projecten (belasting van mensen en middelen) in een document te zetten, zie in een keer of het haalbaar is en blijft
  • het document op zich kan ook als stevige basis fungeren voor je afspraken met verzekeraars

Iemand anders hierop wijzen? Gebruik de knoppen hiernaast!

Reageren naar ons? Zet je suggestie in het blok hieronder of mail naar info@zorgsteedsbeter.nl 

*) SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Attributief (lees: “relevant”), Realistisch, Tijdspecifiek. Voorbeeld: “over 10 minuten een slok water hebben gedronken”, zo zo’n SMART norm kunnen zijn.

Jouw prio's voor 2015?

Elk jaar bevragen wij onze doelgroep hun voornaamste zorgen, plannen en hulpvraag.
Het afgelopen jaar was dat

  1. werkdruk
  2. onvoorziene eisen van verzekeraars
  3. ongewisse tarieven
  4. intercollegiale afstemming

Wij vragen ook jou nu jouw top-zorgen, doelen en wensen voor 2015 aan te geven.
Hierop baseren wij onze maandelijkse tips en trucs om jou verder te helpen in je werk.
Als dank voor je inspanning sturen wij je ons e-boek toe. Dit verschijnt binnenkort, met tientallen voorbeelden hoe “lean denken en doen” je vernieuwend naar de zorgsector leert kijken.
Klik nu hier voor de mini-enquete (max 3 minuten!) Dan kunnen wij je weer een jaar inzichten bieden die jou verder helpen!
 

Nooit meer een beleidsplan!

Je begroting 2015 is rond. Je jaarplan, beleid en visie staan als een huis.

Maar hoe gaan je medewerkers je ambities gedurende 2015 ook écht realiseren?

Weer dat gedoe met beleids- en jaarplannen? En elk kwartaal, of zelfs elke maand gedoe over de „voortgangsmonitoring”?

Dat los je op met een „A3”!

Door het terugbrengen van je begroting, missie, visie en jaarplan in één enkel, visueel aantrekkelijk ‚A3’ (formaat 2xA4) heb je de troef in handen!

Hoofd A3

Dat doe je in 9 stappen:

  1. neem een “mindmap”-programma, of gebruik “Excell”
  2. zet daarin de categorieën uit het voorbeeld A3 hiernaast (Hoger doel/missie, Visie, Kernwaarden, Sterktes, Zwakten, Kansen, Bedreigingen, Doelen (zo SMART*) mogelijk), Strategieën, en Acties).A3-categorieen
  3. loop je beleids- en/of jaarplan door en selecteer telkens een tekstgedeelte dat slaat op één van die rubrieken
  4. kopieer die teksten naar diezelfde titels in je mindmap (of Excell document) (zie voorbeeld hiernaast > )
  5. loop daarna alle teksten akelig kritisch door en probeer ze terug te brengen tot alleen de essentiële woorden, die de lading dekken (geen woord te veel!)
  6. transporteer vervolgens de uitkomsten naar de rubrieken in je A3 (gebruik daarvoor het voorbeeld-A3 als sjabloon)
  7. bespreek daarna je nieuwe A3 met je management team en signaleer ontbrekende onderdelen en inconsistenties: dan heb je meteeen je eerste verbeteringen te pakken
  8. gebruik dit A3 om je maandelijkse voortgang te bespreken
  9. en houdt hier nooit meer mee op!

De voordelen:

  • op één overzichtelijk document (formaat A3 = 2xA4) heb je overzicht over alle relevante aspecten van je missie, visie, kernwaarden, sterktes, zwakten, kansen, bedreigingen, doelen, strategieën en aties in hun onderlinge samenhang
  • door dit tot dat ene A3 te beperken dwing je jezelf tot de essentie te komen
  • door de aantrekkelijke vorm communiceert het naar alle betrokkenen op een manier die onvergelijkbaar veel beter is dan de klassieke documenten die beleid, visie en strategie en jaarplannen vaak zijn
  • door het fysiek een zichtbare centrale plaats in je organisatie te geven, blijft het door het jaar heen een permanente richtsnoer voor iedereen die daar langs loopt
  • het document op zich kan als stevige basis fungeren voor je afspraken met verzekeraars

Geïnteresseerd in ons speciale aanbod om jouw A3 binnen 15 werkdagen in huis te hebben?

[maxbutton id=”3″]

*) SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Attributief (lees: “relevant”), Realistisch, Tijdspecifiek. Voorbeeld: “over 10 minuten een slok water hebben gedronken”, zo zo’n SMART norm kunnen zijn.

14 trucs naar meer productiviteit binnen 1 week!

Vorige keer adviseerden wij het nieuwe boek “Brain Chains” van Theo Compernolle. Nu is mijn leven al anders: productiever, rustiger en betere resultaten!
Verbijsterend simpel! Je hoeft het niet te geloven. Pas zelf één week de volgende trucs toe uit Theo’s boek:

  1. vermijd multi-tasken: als je persé moet multi-tasken (we ontkomen daar niet geheel aan), cluster die activiteiten tot enkele perioden op de dag, waarin je multi-taskt. Daarbuiten niet!
  2. zorg per dag voor minstens 1 uur „disconnectedness”: geen mail, geen SMS, geen telefoon; schakel daartoe je apparatuur écht uit! (dat geeft je brein al een formidabele rust; zelfs als je president van de VS bent kan en moet dat);
  3. pas op je „to do” lijst het Eisenhower-principe toe (zie onderin!): zet je acties in de 4 kwadranten. Doe eerst „1”,daarna pas „2”. Delegeer „3”, of doe ze als je tijd over hebt; „4” doe je gewoon niet.
  4. Versterk dat door het Pareto-criterium toe te passen: van de „1” en „2” bedenk je welke 20% van de activiteiten 80% van het resultaat opleveren. Doe die je het eerst. Laat de rest lopen (tenzij je er enorm veel plezier in hebt, dan stop je het in je plezier-tijd).
  5. Als je een belangrijk stuk werk hebt gedaan (minstens 45 minuten ongestoord aaneen!), neem pauze! Ga niet mailen, SMS-en of anderszins „productief” zijn. Dat is schijnproductiviteit! Je hersenen hebben die pauze nodig om je kennisvergroting eerst in je geheugen te stoppen en te ordenen. Als je dat niet doet, mis je later ervaring én geheugen. Als je dit bewust gaat doen merk je direct het effect: ontspanning, rust, ruimte en reflectie op betere kwaliteit!
  6. cluster activiteiten die het zelfde onderwerp betreffen (dat beperkt multi-tasken)
  7. cluster daartoe ook je mail-activiteiten in sessies van 30 – 45 minuten (houd je daaraan!), nooit aan het begin van de dag; liefst vlak voor de lunch en aan het einde van de dag; nooit meer dan: 4 keer per dag!
  8. cluster ook de „rotklussen”; Theo noemt dat „shit batches”. Daarmee zitten ze niet de hele dag in je hoofd en heb je ze lekker gepland in je „shit batch”.
  9. ga nooit van de ene vergadering naar de ander; zet daartussen minstens 5 minuten „nutteloze” tijd (koffiekletsen mits niet over het werk, wandelen, niets doen!). Die schijnbaar nutteloze tijd is namelijk juist uitermate productief (!!) voor je reflecterende hersenen, wat je ze anders onthoudt.
  10. zet belangrijke taken niet op je „to-do-lijst”, of je mail, maar direct in je agenda
  11. druk ingewikkelde teksten af (ipv van ze van een scherm te lezen). Lees ze „disconnected” (dit weerhoud je van ter plekke allerlei opzoeken en afleiding; de teksten komen dieper binnen en blijven beter in je geheugen)
  12. als je omgeving deze manier van werken niet toestaat: agendeer in de je agenda nep-aanduidingen, zoals VGM („vergaderen met mijzelf”), waarbinnen je niet gestoord mag worden
  13. neem uiterlijk 1 uur voor het slapen 10 minuten om te bedenken wat je de volgende dag gaat doen
  14. slaap vaste slaaptijden van 8 uur (75% van de mensen hebben dat nodig; 60% van de managers gedragen zich alsof zij bij de 25% horen die met 7 uur slaap toekunnen ten koste van hun productiviteit en kwaliteit).

Ik ben razend benieuwd wie van jullie het aandurft, komende week hiermee te experimenteren en verneem graag jullie reactie. Mail mij op mvh@zorgsteedsbeter.nl
Als je het hele verhaal wilt zien, ga naar: Theo Compernolle via www.brainchains.org
Mauk van Heemstra, ZorgSteedsBeter
Eisenhower-kwadrant:
Schermafdruk 2014-09-01 17.31.17
 
 
 

Stop met multi-tasken!

Ik heb 2 extra studiedagen genomen, verslingerd aan een splinternieuw boek van Theo Compernolle. Dat gaat mij minstens 10 jaar langer en effectiever leven opleveren!
Theo Compernolle is neuropsychiater en psychotherapeut verbonden en docerend aan universiteiten o.a. in de VS, Frankrijk, België en Nederland. Vooral is hij ook ervaren internationale coach aan managers. In een humoristisch, confronterend, ontwapenend en uiterst leesbaar (vooralsnog Engels) boek, veegt hij de vloer aan met talloze veronderstellingen die wij voor waar aan zijn gaan nemen.
De grote lijn: wij zijn in onze behoefte om permanent bereikbaarheid en on line te willen zijn en blijven, en dat ook van iedereen te verwachten, slechtere beslissingen aan het nemen, onethischer aan het worden. Én daar zelf sociaal beperkter en vooral ook ongelukkiger door.
Overtuigend betoogt Theo hoe wij 3 soorten hersenen hebben, de reflexieve, de beschouwende en de documentatie-hersenen. De eerste ontstonden toen wij in de savanne direct moesten reageren op mogelijkheden en gevaar. Zonder nadenken handelen. Razend snel en toen effectief. In geval van calamiteiten en routine nog steeds uitstekend toepasbaar. Vervolgens is de mens zich gaan onderscheiden van andere dieren met beschouwende hersenen. Daarmee kunnen wij denken over heden, verleden en toekomst. En kunnen wij fantaseren en creëren. Tenslotte heb je de documentatie-hersenen, die ordenen en opslaan, wat je beschouwende hersenen produceerden. Om later te kunnen gebruiken. Die drie zijn onderling afhankelijk. De beschouwende hersenen kunnen de reflex-hersenen ervan weerhouden onbezonnen en onverstandige dingen te doen. En zij kunnen die reflex-hersenen patronen aanleren, die wél verstandig zijn (autorijden, fietsen, tandenpoetsen). Maar dat kost beschouwende hersenen energie en die worden moe. Als je je zelf door de dag heen,  en zeker in de nacht niet genoeg tijd gunt om die hersenen tot rust te laten komen, gaan je reflex-hersenen de zaken overnemen. Dat leidt weer vanuit overleven en snelheid en zonder nadenken tot maximaal 50% goede beslissingen zonder ethische consideratie. Tevens ontneem je dan je opslaghersenen de gelegenheid hun werk te doen. Dat doen zij namelijk als je rust neemt. Zonder die rust, wordt de  informatie die je reflectieve hersenen hebben verzameld, niet opgeslagen en verdwijnt uit je geheugen. Je wordt dus minder wijs door pauzeloos doorhollen en je ervaringen beklijven niet, dus doe je ze voor niets op.
De resultaten zijn onthutsend: rechters neem meer ethisch overwogen beslissingen gedurende de ochtend, korte tijd na hun middagpauze en nauwelijks na hun theepauze. Dus als verdachte loop je de minste kans op een ethisch afgewogen beslissing aan het eind van de dag. Theo veegt de pan aan met de suggestie dat onze jeugd ICT-vaardig is en kan multi-tasken en dat dat goed zou zijn. Overtuigend toont Theo aan dat hun productiviteit juist slechter is dan de generatie daarvoor, zelfs als die inmiddels ook online verslaafd is geraakt. Omdat die generatie nog heeft leren concentreren. Theo veegt de pan aan met leidinggevenden die van hun mensen permanente vragen permanent bereikbaar te zijn en directe reacties verlangen. Serieuze zaken moet je ’s morgens minstens 30 minuten aaneen en onderbroken doen. Nooit starten met e-mailen. Dit soort leiderschap leidt tot slechtere, onethische beslissingen, waaraan Theo het gedrag van bankiers koppelt die hebben geleid tot de bankencrisis. Elke afleiding verlaagt dramatisch je productiviteit. Ook de universitietsstudenten in de VS lezen zelden nog boeken en nauwelijks langer aaneen dan een halve bladzijde op een beeldscherm, voordat zij verder zappen.
Een terugkerend thema dat Theo als een soort mantrum door zijn boek laat klinken, is onze totale onwetendheid over het gevaar van telefoneren in de auto, ja zelfs hands free. Hij persifleert Einstein met de uitdrukking: als je een mooi meisje in de auto kust onder het rijden, doe je het meisje tekort. Erger nog: het schijnt dat je reflexbrein, als je niet naar de weg kijkt je een schijnbeeld geeft van hoe de weg er uit ziet: je denkt dat je keurig tussen de strepen rijdt. Zonder dat dat waar hoeft te zijn! Na 1 seconde afleiding is de kans op ongevallen 3x zo groot, na 2 seconden 29 keer. Geconcentreerd bellen heeft hetzelfde effect.
Theo toont aan en geeft praktische handvatten hoe je technologie kunt gaan gebruiken als aanvulling op het goede gebruik van je hersenen. Want met de suggestie van multitasken en permanent bereikbaar zijn worden bedrijven en organisaties minder productief, slechter en onethische. Mensen worden minder sociaal en minder gelukkig en politici en dokters maken fouten die mensenlevens kosten. Dat gebeurt dus! Een aanrader dat boek! “BrainChains”, Theo Compernolle.