Een permanente verbetercultuur via probleemoplossen.
Binnen „lean denken en doen” is een van de basisgedragingen: „los een probleem direct op”. Bij Toyota wordt de lopende band stilgelegd zodra iemand een omissie ontdekt. Trekt aan de „andon”, het signaal dat er iets niet pluis is. Daarop komt de leidinggevende te hulp. Samen lossen zij het probleem tijdelijk op en de band gaat door. Terzijde wordt notitie gemaakt van de omissie om daarna het probleem te analyseren via 5W2H en 5xWaarom?
Wat betekent dit? Dat iedereen op zoek is naar problemen! Waarom? Om daar van te leren, onderdeel van een permanente verbetercultuur!
Maar wij vinden dat problemen niet mogen bestaan. Omdat wij dan iets niet goed doen. Ons daarover schuldig voelen of iemand de schuld willen geven. Zo worden problemen niet onderkend, en weggepoetst. En niet als verbetermogelijkheid gebruikt. Wij vinden problemen lastig. Zij zitten ons in de weg. Wij laten ze liever liggen. Of verzinnen er iets omheen. Weg kans om te leren. Telkens weer!
Doe 5W2H en 5xWaarom om permanent te leren van problemen! Via 5W2H analyseer je het probleem, door het heel precies te definiëren:

1. Wat is het probleem?
2. Wanneer treedt het probleem precies op?
3. Wie betreft het als het zich voordoet?
4. Waarom is het een probleem?
5. Waar treedt het probleem precies op?

1. Hoevaak treedt het probleem op? (frequentie)
2. Hoeveel treedt het probleem op? (omvang)

Het lijkt zo simpel, maar echt de tijd nemen dit heel secuur te formuleren is een hele klus. Zo ingewikkeld is het ook om exact te ontdekken wat er aan de hand is. Meestal springen we naar oplossingen voor problemen die net iets anders blijken te zijn dan je denkt, waarmee je niets oplost! Verspilling van tijd en moeite én het probleem blijft bestaan. En het wordt dan meestal groter.
Na de analyse van het probleem stel je 5 keer de Waarom vraag. Een hele uitdaging. Ik oefende dit voor het eerst op het terras van het Smits Koffiehuis tegenover Centraal Station Amsterdam. Zag het personeel steeds duiven verjagen, die hinderlijk etensresten kwamen halen.

1. Waarom verjaagt het personeel de duiven? Omdat de duiven hinderlijk aanwezig zijn.
2. Waarom zijn de duiven hinderlijk aanwezig? Omdat er etensrestjes blijven liggen.
3. Waarom blijven er etensrestjes liggen? Omdat gasten eten niet lekker vinden of het te veel vinden.
4. Waarom vinden zij het niet lekker of teveel? Omdat zij niet precies weten hoe het smaakt en hoeveel het is.
5. Waarom weten zij niet precies hoe het smaakt of hoeveel het is? Omdat de hoeveelheden er niet bij staan en smaken verschillen.

Eenmaal bij deze 5e keer Waarom aangeland kom je bij de diepere oorzaak van het probleem. Als je dát gaat oplossen, los je zaken structureel op. En meestal meteen nog een een hele riedel problemen erbij.
Stel je voor wat een oplossing kan zijn: als gasten iets bestellen geef je ze een kleine variëteit aan kleine porties, zodat zij eerst kunnen proeven voor zij bestellen. Dán geef je ze steeds kleine porties, tot zij genoeg hebben. Het is maar een voorbeeld. Met welke resultaten? Er ontstaat een geheel ander aanbod en dienstverlening aan klanten, waaruit aandacht blijkt voor wat zij echt willen. Waar ze zelf aandachtiger bij het eten stil staan en de hoeveelheden. Waardoor de service omhoog gaat en het eetgenot. Waardoor er minder restjes, dus verspilling overblijft. Waardoor er niets meer overblijft voor duiven…..
Koester dus problemen om van te leren. Waardeer iedereen die een probleem signaleert. Help deze het op te lossen. Neem dan het probleem via 5W2H en 5xWaarom en ga permanent verbeteren!
Iemand wijzen op dit bericht? Gebruik de knoppen links van dit scherm!

Afgelopen week werd ik blij verrast door drie hoopgevende uitspraken:
1/ Artsen gaan 30 miljoen besparen door zelf te kijken welke behandelingen het beste zijn. Lees het artikel.
Geen beter voorbeeld van “lean standaard werk” dan dit!
De eigen vakmensen steken de koppen bij elkaar om samen vast te stellen wat de beste manier van werken is, in plaats van dat anderen dat over hen heen beslissen.
Die “standaard” dan tot werknorm verheffen en daarna wakker blijven op elk signaal dat die standaard wéér verbeterd kan worden.
Daarna die verbeterde standaard in datzelfde overleg tussen vakmensen tot nieuwe standaard benoemen.
En deze werkwijze nooit meer loslaten!
Dan heb je ‘permanent verbeteren’ geborgd en gaat je kwaliteit meetbaar stelselmatig omhoog……
2/ De bezem door de indicatoren: het nieuwe kwaliteitsinstituut pleit ervoor weer helemaal terug te gaan naar de essentie! Lees het artikel.
Eindelijk helemaal vertrekken en je oriënteren op waardetoevoeging voor patiënten. Daar waar wij als zorg voor zijn.
En de rest snoeien!
3/  hernieuwde belangstelling voor Rijnlands denken ziet ten koste van Angelsaksisch sturen: organiseer weer op basis van vertrouwen! Aldus Elsbeth de Ruijter, bestuursvoorzitter van GGZ inGeest (lees het artikel).
Dat leken mij drie prachtige Pinksterboodschappen (in de lijdensweek voor pasen!).
Totdat witte donderdag het drama van de NZA publiek werd. Daarin bleek dat vijf universitaire ziekenhuizen en dertig van de ruim tachtig algemene en topklinische ziekenhuizen in 2012 verlies leden, waarmee financiële situatie van de ziekenhuizen veel slechter was dan de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) minister Schippers en de Tweede Kamer heeft verteld. Dit komt uit het dossier dat klokkenluider Arthur Gotlieb samenstelde over de NZa. Twee weken voor zijn zelfgekozen dood overhandigde Gotlieb het aan zijn hoogste baas: de NZa-bestuursvoorzitter.
De NZA, hét controle-lichaam op onze indicatoren!
Er moet helaas toch weer geleden worden voordat het Pinksteren mag worden.

…………..weggooien, opslaan, je afvragen, controleren, omlopen, vragen, antwoorden, hertellen…. Als je een van deze bezigheden vaker op een dag (of door de week) doet, verspil je nodeloos energie en tijd.
‚Werkplaatsorganisatie’ is een manier om dit te beperken. LEAN noemt dat „5S-en”.
Begin eenvoudig, bijvoorbeeld met je bureau, een kast, of je werkruimte.
Materiaal: 

• 3 (verhuis)dozen,
• een blokje post-its
• schilders-crepe-tape

Voorbereiding:

• maak ruimte op een tafel of op de grond om spullen tijdelijk te sorteren
• zet daar 3 (verhuis)dozen neer
• merk die met ‚afval’, ‚recycle/weggeven’, en ‚verkoop’

1ste S: Sorteren: haal alles van je werkplek wat je de laatste maand niet hebt gebruikt. Stop dat in een van de dozen.
2e S: Structureren: leg de resterende spullen bij elkaar gesorteerd naar wat je

1. elke dag gebruikt,
2. wekelijks gebruikt en
3. incidenteel gebruikt.

Leg vervolgens de spullen die je elke dag gebruikt zo neer dat wat je het meest gebruikt direct grijpbaar is. Wat je minder gebruikt iets verderop. ‚Voorraad’ leg je op afstand. Bedenk daarbij de minimale voorraad die je nodig hebt om te kunnen blijven werken. Schrijf dat op een post-it daarbij.
3e S: Schoonmaken en inSpecteren: maak je werkruimte schoon en constateer wat defect is. Verhelp dat, of noteer dat, als dat niet direct kan, om dat later te (laten) doen.
4e S: Standaardiseren: Visualiseer waar je spullen horen te liggen met lijnen, kleuren en/of symbolen (begin met schilderstape), zodat iedereen ziet waar het hoort. Geef de minimale voorraden in je voorraadkast aan en leg daar een papiertje met de naam en minimale bestelgrootte per artikel. Die papiertjes kun je dan gebruiken voor je bestellingen.
5eS: Standhouden: zodra je merkt dat iets niet op de bedoelde plaats is, zoek het en zet het terug. Én bedenk of dit betekent of er een goede reden is om het op een andere plaats te zetten. Pas je visuele aanduiding dan daarop aan.
Zien hoe dat er bij gezondheidscentrum Corlaer in Nijkerk uitziet? Klik hier!
Na enkele dagen bekijk je de verhuisdozen en constateer of je het nog steeds eens bent met je indeling. Gooi daarna afval weg en geef de andere spullen een passende toekomst.
Als dit alles gedeelde team-ruimtes en team-materiaal betreft, vraag je je teamgenoten op je voorstellen te reageren om zo samen de ideale gestandaardiseerde indeling te vinden.
Daarna wil je hetzelfde doen in je kamer, je voorraadkasten, de map-indeling op je computer, je hele gebouw,…. zelfs thuis! Niet eenmalig, maar steeds weer verbeterend. En je team ook!
Daarna steeds minder tellen, zoeken, raden, wachten, herstellen, stoppen, weggooien, opslaan, je afvragen, controleren, omlopen, vragen, antwoorden, hertellen…. Als je dit vaker op een dag of door de week doet, en meer energie en tijd!
Dit bericht doorsturen aan anderen? Gebruik de icoontjes links van deze tekst.
Als je meer wilt weten van onze aanpak, o.a. geïnspireerd door LEAN denken en doen: klik hier voor onze volgende ervaringssessie.

Zondag vorige week sprak ik een logopediste. Weg bezuinigd door eisen van het gezondheidscentrum en onderwijsinstelling. Voor zichzelf begonnen omdat haar doelgroep bewerkelijker is dan gemiddeld zonder compenserende gelden en anders buiten de boot valt. Zij doet nu helemaal waar zij zelf in gelooft. Aanzienlijk dankbaarder met betere respons van cliënten. Niet slechter betaald.
De dag daarop: bijkomen in de sauna van het pittige trainingsweekend dat ik achter de rug had. Een ‚opgieting’. Velen in 100 ºC bloot bij elkaar. Uitleg over wapperen (met handdoeken) en geurtjes. Er gebeurde weinig.
Éen opgieting later: ‚sauna-meester’ Urian zette op zijn iPod reggae muziek. Wapperde of zijn leven er van af hing. In een ritmische dans. Kennelijk reggae in het bloed. Na afloop applaus van de bloteriken. Elkaar instemmend toelachend. Niet gebruikelijk in een sauna.
Overeenkomst: beiden creëren hun eigen wereld rondom waar zij goed in zijn. Dat werpt vruchten af.
Wij raken elkaar in de zorg kwijt in gedoe met onderlinge verhoudingen en verrekeningen. Verliezen de essentie uit het oog: doen waar wij goed in zijn. Naar eigen overtuiging, kennis en kunde. Doen waar de patiënt voor komt. In contact!
Dat kan opeens wel weer buiten de gevestigde orde!
Laten wij onze zorg opnieuw enten op de essentie: waardetoevoeging voor de klant vanuit onze eigen deskundigheid en inzicht. Wél in een professionele intervisie-relatie met vakgenoten…. want wij willen geen rechtszaken als vanmiddag die van Jansen ‘Steur’……
Wij kunnen je daar bij helpen! Teken hier nu in op onze volgende kennismakingssessie.
Eerst je sturing op orde? Alleen deze week nog onze actie om binnen 15 werkdagen je visie-/beleid-/jaarplan en begroting aangesloten te krijgen op 2A4tjes! Klik daarvoor hier!
Dit bericht doorsturen aan anderen? Gebruik de icoontjes links van deze tekst.
Stemmen op de sauna meester? Urian dingt naar het nationaal kampioenschap. Je kunt hem liken: Urias Rahakbauw