Continu verbeteren kan echt!
Je ziet het of je ziet het niet…
De schellen vielen mij van de ogen toen ik het zag: elke medewerker in de hele organisatie verbeterde elke dag een paar dingen. Hele kleine dingen.
Daarmee verhoogde de hele organisatie continu en permanent de kwaliteit van haar dienstverlening. Dát leidde ook op den duur tot veel meer kwaliteitsverbetering, dan af en toe een zogenaamd rigoureus verbeterprogramma, vaak onder leiding van experts; nog erger: ‘van buiten’.
Over permanent verbeteren zijn boeken volgeschreven. Ik noem twee voorbeelden.
Het eerste voorbeeld is Toyota, dat zo’n organisatie is.
- In elke fabriek wordt zo’n 500 tot 1.000 keer per dag door medewerkers aan het ‘andon’ (koord) getrokken als signaal dat zij iets opmerken dat voor verbetering in aanmerking komt.
- Dan snelt hun teamleider toe om te helpen.
- Daarop wordt het euvel samen tijdelijk verholpen en genoteerd.
- Die notatie komt op een bord, dat een paar keer per dag wordt bekeken.
- Al die verbetersuggesties worden dan opgepakt om te onderzoeken, of om naar een bord op ‘hoger niveau’ gebracht als het alleen daar opgelost kan worden.
- Oplossingen worden daarna in enkele uren gerealiseerd, soms in een of twee dagen, zelden duurt het langer.
- Bij uitzondering wordt een ‘Kaizen event’ georganiseerd, waarin men met vele betrokkenen, soms wel dagen, doorgaat totdat het probleem tot op de kern is geanalyseerd, daarvan de grondoorzaak is opgespoord om daarna structureel te worden verholpen.
Jawel structureel: dus het probleem doet zich nooit meer voor, omdat de kernoorzaak is weggenomen!
Dergelijk gedrag in een organisatie valt direct op, als je daar voor open staat. Want iedereen is er elk moment mee bezig.
Als je dit principe niet kent, zie je het ook niet.
Wat kan dat voor jou betekenen?
- Dat je ook elk moment van de dag alert gaat zijn op zaken die niet helemaal lopen zoals jij ideaal vindt.
- Dat je er dan ter plekke iets mee doet, het wellicht eerst ter plekke tijdelijk oplost.
- Dat je dat ergens noteert, bijvoorbeeld op een ‘verbeterbord’, om het met vaste regelmaat onder de loupe te nemen en te onderzoeken.
- Dat dit alles tot structureel en continu verbeteren leidt.
- Alles bij elkaar verhoogt dat continu de kwaliteit van je dienstverlening.
- Als ook al je collega’s dit doen, brengt het een gezamenlijke verantwoordelijkheid mee van iedereen in de organisatie voor het totaal.
Het leidt tot minder verspilling, dus stelselmatige besparing van kosten en tijd, die je daarna voor kwaliteitsverhoging kunt inzetten en het werkt aanzienlijk prettiger voor iedereen: want je ziet iedereen er samen aan staan; aan dat verbeteren!
Een tweede voorbeeld:
- Je grijpt mis naar verband (oeff!).
- Je gaat dat verband dan nog één keer halen uit een voorraad verderop (tijdelijke oplossing voor het probleem van dat moment).
- Je noteert je ervaring op het dagbord, waar je als team dagelijks bijeen-komt.
- Dagelijks bekijk je met je collega’s welke verbeterpunten zijn verzameld. Daarvan worden de eenvoudigste (laaghangend fruit!) ter oplossing opgepakt door degenen die dat op zich willen nemen.
- Terugkerende, zwaardere onderwerpen worden met enkelingen apart besproken, om meer tijd en aandacht aan te geven.
- Beide leiden de dag daarna tot een terugmelding over de voortgang. Bijvoorbeeld leidend tot een nieuwe definitie van de standaardvoorraad voor het verband, bijvoorbeeld ‘waar je minstens één dag mee toekan’. Met daarbij de afspraak dat die voorraden dagelijks worden nagelopen en aangevuld vanuit het magazijn.
- Probleem definitief opgelost.
Stel je voor: elke collega voelt zich net als jij verantwoordelijk voor het totaal van jullie organisatie en elk akkevietje dat jullie door de dag tegenkomen (en dat zijn er minstens enkele per dag per persoon) leidt tot het direct oppakken daarvan en tot stelselmatig verbeteren naar aanleiding daarvan. Dit, omdat je een simpel en handig systeem hebt om met verbeteringen en ideeën om te gaan.
Heb je dat nog niet en wil je dat wel? Wij kunnen je daar in kleine stappen snel brengen. Reageer hieronder of meld je bij ons via info@zorgsteedsbeter.nl. En stuur dit bericht vooral door naar iemand die je daar een plezier mee doet!
Begin zelf vandaag al!