Afgelopen donderdag met huisartsen, hidha’s en assistenten bij elkaar. Discussie over de rol van de Hagro, wat iedereen allemaal onder anderhalfde lijn verstaat, hoe je omgaat met generalisme en specialisme. Én ook: hoe voorkom je dat je dol wordt van alle projecten?!

De eerste vragen zijn niet zo simpel op te lossen en vragen maatwerk voor je eigen samenwerking en opvattingen. Maar die projecten: dat kan heel simpel.

Een „project-A3” helpt daarbij!

Door het terugbrengen van al je “projectplannen” tot telkens één enkel, visueel aantrekkelijk ‚A3’ (formaat 2xA4) heb je de troef in handen!

Dat doe je in 12 stappen:

1. neem een “mindmap”-programma, of gebruik “Excel”
2. zet daarin de categorieën uit het voorbeeld project-A3 hiernaast (Hoger doel, Situatie, Aanleiding, Project-team, je SWOT (sterktes, zwaktes, risico’s), Project-doelen (zo SMART*) mogelijk), Strategieën, en Acties).
3. loop je bestaande project-plan door en selecteer telkens een tekstgedeelte dat slaat op één van die rubrieken. Óf start een nieuw project door deze titels in te vullen.
4. kopieer die teksten naar diezelfde titels in je mindmap (of Excell document) (zie voorbeeld hiernaast > )
5. loop daarna alle teksten akelig kritisch door en probeer ze terug te brengen tot alleen de essentiële woorden, die de lading dekken (geen woord te veel!)
6. transporteer vervolgens de uitkomsten naar de rubrieken in je A3 (gebruik daarvoor het voorbeeld-A3 als sjabloon)
7. bespreek daarna je project-A3 met degenen die genoemd staan als je “project team” om het te completeren.
8. bespreek het daarna (of juist eerst oriënterend hier vóór) met degenen die verantwoordelijk zijn als “opdrachtgever” van je project. Dat kan je “management team” zijn.
9. nadat opdrachtgever en betrokkenen akkoord zijn stel je het vast als “zo gaan we het doen”
10. gebruik dit project-A3 om je maandelijkse voortgang te bespreken met de teamleden én opdrachtgever, tot het project gereed is.
11. Tot zover dat éne project.
12. Op dezelfde manier ga je met ál je projecten te werk. Dán kom je in de gelegenheid om die projecten in hun samenhang te zien. Bijvoorbeeld doordat je merkt dat dezelfde mensen te veel belast gaan worden. Óf dat je onvoldoende middelen hebt om alle projecten tegelijk uit te voeren. Dát is het moment om te beslissen voor het in de tijd verschuiven van projecten, of ze in het geheel uit te stellen of te laten vallen. Het totaal moet namelijk kloppen. En wel op een manier dat iedereen meent dat het zinnig en mogelijk is! Zo niet, dan ben je met een onhaalbare ambitie bezig en dat voelt iedereen. NIET DOEN! Als je dat aan de bron stopt, heb je een wereld gewonnen. Iedereen snapt, dat zodra je je projecten in project-A3’s overzichtelijk kunt tonen, én de samenhang en het totaal opgeteld zichtbaar kloppend is, het alleen dán kan werken!

De voordelen:

• op één overzichtelijk document (formaat A3 = 2xA4) heb je overzicht over alle relevante aspecten van je project in hun onderlinge samenhang
• door dit tot dat ene A3 te beperken dwing je jezelf tot de essentie te komen
• door de aantrekkelijke vorm communiceert het naar alle betrokkenen op een manier die onvergelijkbaar veel beter is dan de klassieke projectplannen
• door het fysiek een zichtbare centrale plaats in je organisatie te geven, blijft het gedurende de looptijd van het project permanente richtsnoer voor iedereen die daar langs loopt
• door de totale verzameling van je projecten (belasting van mensen en middelen) in een document te zetten, zie in een keer of het haalbaar is en blijft
• het document op zich kan ook als stevige basis fungeren voor je afspraken met verzekeraars

Iemand anders hierop wijzen? Gebruik de knoppen hiernaast!

Reageren naar ons? Zet je suggestie in het blok hieronder of mail naar info@zorgsteedsbeter.nl 

*) SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Attributief (lees: “relevant”), Realistisch, Tijdspecifiek. Voorbeeld: “over 10 minuten een slok water hebben gedronken”, zo zo’n SMART norm kunnen zijn.