Hoe krijg je collega's mee op Lean toer?

Jij bent voor Lean, maar hoe krijg je ‘ze’ mee?

Geïnspireerd op Kotter komen wij op het volgende:

1. formuleer een duidelijke missie
2. creëer urgentie
3. draag de lean filosofie uit, wat is het en hoe voer je het uit?
4. creëer draagvlak door beleving
5. creëer snelle successen, maak ze zichtbaar en vier ze!
6. geef tijd en erkenning aan mensen die er succesvol mee zijn
7. zorg voor een goede communicatiestructuur
8. slijp het verbeteren in je cultuur

Ad 1: Begin met je missie en visie te formuleren mét medewerkers. Dit is je kompas. Vaak is een missie slechts een papieren exercitie, in een jaarplan verstopt, alleen voor externe verantwoording. Dit noemen wij verspilling. Een missie werkt pas als je die permanent communiceert en er naar leeft. Op www.mijnA3.nl hebben wij een handige manier om je jaarplan met missie en visie en doelen in een overzichtelijk A3 weer te geven, zodat die met de hele organisatie gedeeld en gevolgd kan worden.
Bij het formuleren van de missie/ visie en het formuleren van je doelen is binnen de lean filosofie de cliënt (patiënt, bewoner, gast, enz.) het uitgangspunt. Het gaat erom je cliënt zo goed mogelijk te bedienen (binnen de vakopvattingen van de professional). Weet dus wat de  cliënt ervan vindt. Dat objectiveert het beslissingsproces en is een goede leidraad voor iedereen in de organisatie.
Ad 2: Op een A3 worden ook de kansen en bedreigingen beschreven, waaruit de urgentie van beoogde verbeteringen blijkt. Hoe duidelijker de urgentie des te eerder komen mensen in beweging.
Ad 3: Als je weet wat de richting is en kiest voor een lean aanpak, dan is het belangrijk dat je de lean filosofie binnen je organisatie uitdraagt. Wat is Lean? Hoe gaan we ermee aan de gang en wat is ieders rol?  Belangrijker nog is dat men het ervaart. Bijvoorbeeld met simulatiespelen, waarin men kennisgemaakt met lean begrippen.
Nóg beter: een dag vrij plannen om met je organisatie met lean aan de gang te gaan. Bijvoorbeeld door de eigen werkruimte lean in te richten, of door een specifiek proces te verbeteren. Dit geeft zowel resultaat, als gemeenschapsgevoel én werkt stimulerend. Men beseft en ervaart opeens waarom Lean denken en doen echt nieuw en anders is!
Ad 4: Creëren van snelle successen is met name in het begin belangrijk.
Voetbal-commentatoren gaven dit weekend meer aandacht aan een magistrale Verstappen in de GP van Brazilië, dan aan de weinig verheffende wedstrijd van Luxemburg-Nederland. Succes trekt!
Ad 5: Maak ieder verantwoordelijk voor het verbeteren van hun eigen werkprocessen. Maak de successen zichtbaar door foto’s (‘voor-’ versus ‘na’-situatie) of korte filmpjes met selfie-stok op je mobiel en vier ze.
Afgelopen week maakte een van onze klanten met medewerkers zelf selfie-filmpjes van 2-3 minuten, van verbeteringen die ze hadden gerealiseerd om anderen te tonen.  Dit gaf plezier, zette verbeteraars in het zonnetje en werkte aanstekelijk.
Ad 6: Na de euforie, komen momenten van weerstand. De verleiding is dan om mensen die niet mee willen veel aandacht te geven.
Dat kost tijd en haalt het enthousiasme bij de anderen weg.
Blijf in communicatie met de vertragers, maar houdt de vaart erin door met de enthousiastelingen successen te blijven creëren. Geef hun tijd en erkenning. Zij gaan volgers krijgen. Zie hier wat volgers doen!
Ad 7: Onderlinge communicatie is een voorwaarde voor succes en betrokkenheid van medewerkers. Doe dit kort en regelmatig. Zo blijft iedereen op de hoogte en gelijkgericht en komen problemen vroeg naar boven. Lean creëert daar ruimte voor door op gezette tijden (bijv. dagelijks of wekelijks) kort met elkaar te overleggen, staand voor een bord. Dit bord-overleg is een goed hulpmiddel om mensen in beweging te houden of te krijgen.
Ad 8: Uiteindelijk wil je dat verbeteren (lean werken) een onderdeel van je cultuur wordt. Dit doe je door consistent door te blijven gaan en zaken te interneren. Het wordt als tandenpoetsen. Je doet het zonder er bij na te denken, je wordt onbewust bekwaam.
Ten slotte kan het formuleren van principes goed werken. In kleine zinnen aangeven welk gedrag bij je gekozen cultuur hoort, zoals ‘elke dag een beetje beter’ of ‘niet harder, maar slimmer werken’.
Nu ben jij niet de enige meer die lean ziet zitten, je collega’s werken lean en zijn enthousiast.
Iemand blij maken met deze Tips & trucs? Gebruik de icoontjes links van je scherm om ze door te sturen! Óf reageer hieronder!