Communiceren met een bord voor je hoofd!

Communicatie was het probleem. Het grootste probleem volgens de medewerkersscan.
Een zorgorganisatie zet – onder begeleiding van ZorgSteedsBeter – jaarplannen om in “A3’s”. Wég dikke jaarplannen. Één “hoofd-A3” (formaat 2xA4) voor de hele organisatie. Elke afdeling een eigen A3. Toegankelijk, aantrekkelijk. Beter communicerend tussen afdelingen en met het MT over hoofdzaken en doelen. Het MT van de organisatie blij.
Toch bleken op verschillende niveaus nog problemen in de dagelijkse communicatie. Daardoor: tijdsverlies door herstelwerk, slechte samenwerking en terugtrekken van afdelingen op hun eilandjes.
Vanuit “Lean denken en doen” raden we klant aan met borden te gaan werken. Te beginnen met dagborden op afdelingen. Daar nemen medewerkers van diverse disciplines samen met het management elke dag max. 10 minuten (staand) de stand van zaken door. Voordelen: een vast moment per dag waar medewerkers en management elkaar (“verticaal”) ontmoeten in wat speelt en waarbij medewerkers van verschillende disciplines met elkaar (“horizontaal”) afstemmen. Gevolg: onderlinge communicatie verbetert, onderling begrip neemt toe, samenwerking verbetert en gevoelde werkdruk neemt af. Op dagbasis! Tel uit je winst.
Je zou zeggen: te simpel voor woorden en direct invoeren. Dat is het ook. Maar….… vaak gelooft men niet dat zo iets simpels als dagbordbesprekingen helpen. Bovendien lijkt het lastig om iedereen tegelijkertijd aan het bord te krijgen. Iedereen heeft het immers druk en de diensten van de medewerkers beginnen op verschillende momenten. En er was net een overlegmoment aan het begin van de dienst geschrapt. “Dat werkte niet”, “daar kwam niets uit”, “dat kostte alleen maar tijd”. Ook had men voor betere communicatie recent geïnvesteerd in een computersysteem, met alle informatie geavanceerd opgeslagen achter het scherm. ‘Hoe kan een simpel handmatig ingevuld bord voor je hoofd nu beter helpen?’
Onze vraag: “je hebt toch nog een communicatie probleem? Blijkbaar werkt er iets niet.” Eén afdeling begint uiteindelijk zonder overtuiging met borden. Eerst éénmaal per week. Er wordt niet steeds op hetzelfde moment begonnen. Al snel komt niemand meer opdagen: ‘zie je wel! Het werkt niet’.
Een half jaar later opnieuw de vraag: ‘’help ons met ons allergrootste probleem, de communicatie”. Weer ons antwoord: “werken met borden”. Deze keer landt het! Na een trainingssessie besluit men om echt voor dagborden te gaan. Op alle afdelingen en op vaste tijden. Per afdeling worden relevante onderwerpen voor het bord bepaald en men start. Na één week is iedereen enthousiast. Het werkt!
Een half jaar later worden we weer gebeld. “Wil je ons verder te helpen met het werken met borden?”. Men kan weer een nieuwe “boost” gebruiken. Wij vermoeden een terugval in het werken met borden, dat het allemaal niet meer werkt. Maar nee: bij binnenkomst horen we al van een medewerker: “fantastisch, het bordenoverleg. We willen niet meer zonder.” Ook het MT blijkt helemaal enthousiast. Zij stellen zelfs: “als er weer een medewerkersscan wordt gedaan, wordt het communicatieprobleem nauwelijks meer genoemd.” “Waarom hebben jullie ons dan uitgenodigd?” MT: “Wij willen verder, we willen het werken met borden verder ontwikkelen.” Rijp voor de volgende stap. Permanent verbeterend. Zo wordt naast de dagborden nu gewerkt met verbeterborden en planborden. Iedereen wil nu zo’n bord voor z’n hoofd om steeds beter te communiceren.
Denk je iemand een plezier te doen met dit voorbeeld? Gebruik de icoontjes links om het door te sturen. Wij zijn ook benieuwd naar je reactie hier onder.