Oeff!

Terug van vakantie heb je het vaker: ‘Oef!’
Je komt grote of kleine dingen tegen die nét anders werken dan je verwachtte of hoopte. Of dingen die níet werken. Of waarvan je denkt: ‘hoe zat dat ook weer?’
Elke ‘Oef!’ is echter een verbeter-kans. En als je je aanleert, als standaard-reactie op ‘Oefs’ te verbeteren, wordt je van zo’n moment op een gegeven moment zelfs blij!
Dus gebruik juist je vakantie-terugkeer om hier mee te starten. Zo maak je van tegenvallers pleziertjes.
Pak elk van die momenten, door dan even stil te staan bij wat het is; en hoe je dat op dat moment nét iets beter kunt doen. Schrijf dat dan ook op. Als je al een procedure hebt waarin je dat hebt staan, is dít het moment om die procedure net dat tikkie te verbeteren. Bij Lean noemen we dat ‘standaard werk’. Dat kan ook heel gewoon een schoon velletje A4 zijn, waar je op een rijtje zet (bijvoorbeeld genummerd) welke stappen je doorloopt als je iets doet. Dat kunnen de meest eenvoudige dingen zijn als je PC opschonen,  complexere zaken als je kwartaal-administratie op orde brengen, of echt complexe zaken die je al hebt omschreven in een protocol, maar toch ook net kunt verbeteren. Zaken die je af en toe doet, of met regelmaat.
Zo  stop je met elke keer het wiel uit te vinden. De eerste keer dat je het opschrijft, beschrijf je je uitvinding van je wiel. Daarna is het de kunst, om elke keer dat je dat wiel wéér wilt uitvinden, je ‘standaard werk’ erbij te pakken en dan volgens dat ‘standaard werk’ te handelen. Totdat je weer een ‘Oef!’ tegenkomt. Dat is je vólgende kans om te verbeteren!
Als dat net iets te ingewikkeld is, omdat je een lastiger op te lossen ‘Oef!’ tegenkomt (bijvoorbeeld vaker tegen eenzelfde probleem oploopt), dan los je het tijdelijk op, naar je beste inzicht. Én je noteert het onderwerp, om daar op een ander moment dieper in te duiken. Dáárvoor kent Lean de 5W2H en 5xWaarom stappen. Daarmee analyseer je het probleem en ga je oplossingen verzinnen voor de onderliggende oorzaak.
Als je dit alles stelselmatig toepast in je werk, ga je het zelfs leuk vinden. Want dan ontdek je hoe je eigenlijk heel eenvoudig permanent gaat verbeteren. Dan wordt het aanbrengen van al die kleine verbeteringen zelfs vervullend! In stapjes wordt zo je dienstverlening beter én worden je cliënten blijer. Maar ook jijzelf, wat op zich nog eens tot betere dienstverlening leidt.
Een welkom bijproduct is dat ‘standaard werk’ ook toegankelijk is voor collega’s die hetzelfde werk af ten toe doen, en/of van jou overnemen. Als dan ook zij eenzelfde ‘permanent leer’-gedrag aanleren, versterk je elkaars inzichten. (En als ons dat ook op landelijk discipline-niveau gaat lukken, hoeft het Zorginstituut die standaard niet meer wettelijk af te laten dwingen! Dan zouden de permanent verbeterende voorstellen vanuit de professionals alleen maar een bevestigings-stempel van het Zorgsintituut hoeven te krijgen, puur ter registratie van de status en als uitnodiging om ook dat weer te blijven verbeteren!)
Gebruik dus de terugkeer van je vakantie als het moment om al je ‘Oefs’ om te zetten in verbeteringen.
Vrachtwagenfabrikant Scania in Zwolle, met 21 jaar Lean ervaring, doet dat gemiddeld 600 keer per dag! Zelfs buiten de vakantietijd.
Als je je dit eigen hebt gemaakt, ga je het zelfs geen ‘Oef!’ meer noemen. Want je ervaart het als bevredigend onderdeel van je werk en leven om een hobbel tegen te komen om te verbeteren.
Dan blijven er wel ‘Oefs’, maar die uitdrukking gebruik je dan alleen nog voor de tegenvallers búiten je eigen beïnvloedingssfeer. Daar waren er deze vakantie helaas ook veel van….
Ons advies: richt je op wat je wél kunt beïnvloeden. En leer daarvan ‘permanent verbeteren’!
Reageer hieronder en/of stuur dit bericht door aan iemand die je hier een plezier mee denkt te doen!