Simpel verbeteren van 10% naar 98%

Een verpleeghuis had problemen met het handhaven van de HACCP-maatregelen (voedsel-hygiëne). Onder andere  het schoonmaken van de huiskamer werd slecht gedaan. Steeds dezelfde medewerkers draaiden op voor de ‘troep van anderen’. Deze 3 medewerkers waren benoemd tot ‘aandachtvelders HACCP’. Dit opdat de HACCP-maatregelen bij de uitvoering geborgd zouden zijn.  Het resultaat was echter dat alleen deze 3 ‘aandachtvelders’ zich om de HACCP  bekommerden. Dit was een permanente bron van irritaties en drukte zelfs de werksfeer.
De afdelingsverantwoordelijke vroeg ons hoe zij dit probleem konden aanpakken in het kader van onze Lean begeleiding. Wij adviseerden eerst de Lean ‘5W2H-systematiek’ toe te passen en daarna 5 keer de ‘Waarom’ vraag te stellen. Met de ‘5W2H-systematiek’ krijg je het probleem scherp in kaart.  Daarna de 5 keer ‘Waarom’-vraag leid je naar de onderliggende oorzaken van het probleem. Als je namelijk 5 lagen diep naar de oorzaak zoekt, kom je in Lean termen bij de ‘kernoorzaak’. Díe kernoorzaak oplossen levert een blijvend resultaat op. En levert meestal zelfs op meer terreinen verbeteringen, dan alleen daar waar je het probleem hebt aangetroffen.
Wij kwamen in anderhalf uur op een aantal oorzaken die allemaal te maken hadden met het begrip ‘duidelijkheid’. O.a. bleek niet iedereen duidelijk genoeg geïnformeerd, de afspraken waren zelf niet helemaal duidelijk en sommige instructies bleken niet te kloppen.
5W2H slaat op de 5 W-vragen:
1- Wat?
2- Wie?
3- Waar?
4- Wanneer? en
5- Waarom?
De 2 H-vragen:
1- Hoe? en
2- Hoeveel?
Eén sprekend voorbeeld hiervan ging over het schoonmaken van de huiskamer. Hier waren wel duidelijke afspraken over wat gedaan moest worden. Er was zelfs een schoonmaakformulier waarop stond Wat, Waar en Hoe vaak schoongemaakt moest worden. Maar niet door Wie en Wanneer. Het gevolg was dat niemand zich verantwoordelijk voelde en het niet gebeurde.  Vooral niet als het druk was.
Alleen de aanvulling van de schoonmaaklijst  met ‘Wie’ en ‘Wanneer’ (namelijk een bepaalde dienst) bleek een wereld van verschil te maken. Nadat de  medewerkers hierover  ook nog eens geïnformeerd waren, bleek dat de 10% keren dat er eerst werd schoongemaakt ineens te stijgen naar 90%. Door er de 6 weken daarna aandacht aan te blijven geven (in het dagelijks overleg bij de Lean ‘dag-borden’) werd dit 98%. Inmiddels is het een ingeslepen gewoonte geworden. Een blijvend resultaat dus.
De medewerkers vinden het prettiger werken (de irritaties zijn weg, iedereen doet mee), dat de kwaliteit hoger is en dat het minder tijd kost.
Steevast de resultaten van Lean, als je Lean goed toepast. Zo simpel kan het zijn met 5xW en 2xH.
Reageer hieronder of stuur dit bericht door naar iemand die je hier een plezier mee denkt te doen!