Wees zuinig met je A3’s!

Deze tips&trucs zijn voorbehouden aan onze A3-gebruikers!

Ben je nog geen A3-gebruiker? Surf naar www.MijnA3.nl en wórd het!

Gaandeweg groeit je verzameling A3’s. Omdat je ze ooit startte, maar niet afmaakte; omdat je je A3’s van de vorige periodes nog hebt staan, omdat je binnen je organisatie aandachtsgebieden hebt met eigen A3’s en ook nog eens project-A3’s.
Op een gegeven moment zie je dan door de bomen het bos niet meer.
Dit kan anders!
De truc van de A3’s op www.MijnA3.nl is dat je alleen je actieve A3’s in beeld houdt en de rest opslaat. Het liefst buiten www.MijnA3.nl, gewoon bij je eigen computerbestanden.
www.MijnA3.nl is immers alleen bedoeld om actief je A3’s te kunnen maken en door de tijd te monitoren voor je voortgangssturing.
Daarom:

1. download elke A3 die je niet meer actief gebruikt als PDF. Sla die op een logische plaats op bij je normale computerbestanden.
   Verwijder vervolgens het betreffende A3 uit www.MijnA3.nl.
2. Groeperen van je A3’s helpt ook.
   Maak onderscheid tussen je ‘hoogste’ A3, die je totale organisatie vertegenwoordigt en ‘sub-A3’s’, die afdelingen, disciplines of projecten vertegenwoordigen.
   Maak voor elk van die categorieën een ‘groep’.
   Dat doe je door rechtsboven op je scherm op je naam te klikken, en daarna op ‘groepen’.
   Dan kun je groepen toevoegen.
   Handig is vaak om een ‘algemene’ groep te maken, waarin o.a. je ‘hoogste’ A3. Daar kun je dan je organisatie-leiding als beheerder of gebruiker aan toevoegen of een beleidsmedewerker.
   Daarnaast benoem je groepen voor je andere categorieën.
   Het voordeel van groepen is ook dat je daar andere beheerders en gebruikers aan kunt toekennen, zodat zij alleen toegang hebben tot de A3’s die zij hoeven te bewerken.
   Immers: www.MijnA3.nl is geen verzameling van A3’s om digitaal te bekijken. A3’s hang je fysiek op in je werkruimtes. www.MijnA3.nl is alleen bedoeld voor de A3-‘eigenaars’ om ze zelf te bewerken.

Zo heb je overzicht in je A3’s, waartussen je geen ‘oude’ A3’s meer hebt hangen.
Dan nog een trucje, voor als je een nieuw A3 start.
Als voorbeeld je nieuwe jaar-A3.
Vaak is het handig om dan het vorige jaar-A3 te nemen, dat definitief te downloaden naar je normale computerbestanden, en daarna hetzelfde A3 te herbenoemen als je nieuwe jaar-A3.
Dan heb je immers alle informatie van het vorige A3 er nog in staan, en hoef je alleen te wijzigen wat voor het nieuwe jaar geldt. Dat is vaak eenvoudiger dan een nieuw A3 opnieuw vullen.
Net zo kan dat voor andere A3’s gelden, die lijken op eerdere A3’s.
Kortom:

1. Verwijder alle A3’s uit je www.MijnA3-nl-abonnement die niet meer actief zijn, nadat je ze gedownload hebt, of herbenoem ze als start voor een opvolgend A3.
2. Groepeer alle resterende actieve A3’s in categorieën die logisch zijn, met beheerders en gebruikers, die alleen bij die A3’s hoeven.

Heb je vragen of suggesties hierover, of anderszins over je A3’s?
Mail ons vooral op info@steedsbeter.nl.
A3 ze!